Demandes d’approbation de dépassement des plafonds d'heures de travail et de calcul de la moyenne des heures de travail

Dépassement des plafonds d’heures de travail quotidiennes et hebdomadaires

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Daily Limits

En règle générale, les employés ne peuvent être tenus de travailler plus de huit heures par jour (ou le nombre d’heures de leur journée normale de travail, s’il est fixé à plus de huit heures) ou autorisés à le faire, à moins qu’eux-mêmes ou leur syndicat n’aient convenu par écrit qu’ils travailleraient jusqu’à concurrence d’un nombre prédéterminé d’heures supplémentaires dans une journée (l’approbation du directeur des normes d’emploi n’est pas requise si le plafond hebdomadaire de 48 heures n’est pas dépassé).

Weekly Limits

En règle générale, les employés ne peuvent être tenus de travailler plus de 48 heures par semaine ou autorisés à le faire, sauf si :

• dans le cas d’un employé non syndiqué, l’employé a reçu la fiche d’information du ministère du Travail intitulée Renseignements à l'intention des employés – heures de travail et rémunération des heures supplémentaires, et l’employé et l’employeur ont convenu par écrit que l’employé travaillerait jusqu’à concurrence d’un nombre prédéterminé d’heures supplémentaires;
• dans le cas d’employés représentés par un syndicat, le syndicat et l’employeur ont convenu par écrit que les employés travailleraient jusqu’à concurrence d’un nombre prédéterminé d’heures supplémentaires;

ET si le directeur des normes d’emploi a donné son approbation pour que l’employé ou les employés dépassent les plafonds d’heures. (Cette situation s’applique aux employés syndiqués comme aux employés non syndiqués).

Afin de faire une demande d’approbation de dépassement des plafonds d’heures de travail ou de calcul de la moyenne des heures, l’employeur doit remplir un formulaire Heures de travail et calcul de la moyenne des heures.

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Calcul de la moyenne des heures pour les fins de la rémunération des heures supplémentaires

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La plupart des employés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires au moins égale à leur salaire normal majoré de 50 % pour chaque heure de travail au-delà de 44 heures par semaine de travail. En règle générale, il n’est pas permis de calculer la moyenne des heures de travail sur une période de deux semaines ou plus pour les besoins du calcul de la rémunération des heures supplémentaires, sauf si :

• dans le cas d’un a employé non syndiqué, l’employé et l’employeur ont convenu par écrit que les heures de travail de l’employé seraient calculées selon une moyenne sur un nombre prédéterminé de semaines;
• dans le cas d’employés représentés par un syndicat, le syndicat et l’employeur ont convenu par écrit que les heures de travail des employés seraient calculées selon une moyenne sur un nombre prédéterminé de semaines;

ET si le directeur des normes d’emploi a donné son approbation pour que les heures de travail de l’employé ou des employés soient calculées selon une moyenne sur un nombre prédéterminé de semaines. (Cette situation s’applique aux employés syndiqués comme aux employés non syndiqués).

Afin de faire une demande d’approbation de dépassement des plafonds d’heures de travail ou de calcul de la moyenne des heures, l’employeur doit remplir un formulaire Heures de travail et calcul de la moyenne des heures.

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Que doit inclure une entente écrite sur les heures excédentaires ou le calcul d’une moyenne?

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Entente entre un employeur et un syndicat :

Dépassement des plafonds d’heures de travail :

Un accord écrit entre un employeur et un syndicat doit indiquer que le syndicat accepte que les employés syndiqués travaillent jusqu’à un nombre prédéterminé d’heures en excédent du plafond général de 48 heures dans une semaine de travail. (Par exemple, l’entente peut indiquer que le syndicat accepte que les employés puissent travailler jusqu’à 60 heures chaque semaine.)

Moyenne des heures :

Un accord écrit entre un employeur et un syndicat doit indiquer que le syndicat accepte que les heures travaillées par les employés syndiqués fassent l’objet d’un calcul de moyenne sur un nombre prédéterminé de semaines pour les besoins du calcul de la rémunération des heures supplémentaires. L’entente doit comporter une date d’expiration.

Ententes entre un employeur et un employé non syndiqué: :

Dépassement des plafonds d’heures de travail :

Une entente écrite entre un employeur et un employé non syndiqué doit préciser que :

• l’employé a reçu une copie de la plus récente Fiche d'information publiée par le directeur des normes d’emploi; et que
• l’employé accepte de travailler jusqu’à un nombre prédéterminé d’heures en excédent du plafond général de 48 heures dans une semaine de travail. (Par exemple, l’entente peut indiquer que l’employé travaillera jusqu’à 60 heures chaque semaine.)

La fiche d’information doit être remise à l’employé avant la signature de l’entente. (Remarque : aucune modification ne doit être apportée à la fiche d’information. Si la fiche d’information est modifiée, l’entente est non valide et l’employé ne peut être tenu de travailler des heures en excédent du plafond général de 48 heures par semaine ou autorisé à le faire.)

Un employé peut résilier une entente de dépassement des plafonds d’heures de travail par jour ou par semaine en donnant à son employeur un préavis écrit de deux semaines à cet effet. L’employeur peut lui aussi mettre fin à une telle entente en donnant à l’employé un préavis raisonnable.

Moyenne des heures :

Une entente écrite entre un employeur et un employé non syndiqué doit préciser que l’employé accepte que ses heures de travail soient calculées selon une moyenne établie sur un nombre prédéterminé de semaines pour les besoins de l’établissement de son droit à la rémunération des heures supplémentaires. L’entente doit comporter une date d’expiration, qui ne peut dépasser de plus de deux ans la date de prise d’effet de l’entente.

Il faut noter qu’une entente sur le calcul de la moyenne des heures de travail ne peut être annulée avant son expiration, sauf si l’employeur et l’employé y consentent tous les deux.

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Quels types de groupes professionnels peuvent être désignés?

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On doit garder à l’esprit que la règle générale stipule que les employés ne peuvent travailler plus de 48 heures dans une semaine de travail et que l’approbation du dépassement des plafonds d’heures de travail est une mesure d’exception. Il est plus facile de justifier une demande d’approbation si vous limitez la demande aux seuls employés qui doivent travailler des heures excédentaires. Nous vous suggérons donc de décrire les groupes professionnels auxquels vous souhaitez que l’approbation s’applique de manière très précise. Par exemple, si vous avez des employés dans différents types d’emplois, mais que vous n’avez vraiment besoin que seuls les machinistes dépassent les plafonds d’heures de travail, votre demande doit préciser que vous demandez l’approbation pour vos employés machinistes seulement, plutôt que d’indiquer des catégories vagues comme « tous les employés », « les employés horaires », ou « les employés à temps plein ». (La même suggestion s’applique pour les demandes d’approbation du calcul de la moyenne des heures aux fins de la rémunération des heures supplémentaires.)

Certains groupes professionnels sont exemptés de l’application d’une partie ou de l’ensemble des dispositions législatives sur les heures de travail et la rémunération des heures supplémentaires, de sorte que l’approbation du directeur pour les heures excédentaires ou le calcul de la moyenne des heures peut ne pas être nécessaire pour ces employés. Pour plus d’information, consultez l'Outil de vérification des règles spéciales.

Que se passe-t-il si l’employeur a plusieurs établissements?

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Au moment de remplir le formulaire de demande, un employeur qui compte plusieurs établissements doit tenir compte des points suivants :

• une seule demande doit être présentée;
• indiquez votre établissement principal sous « Adresse de l’employeur » à la partie 2 de la demande. Il n’est pas nécessaire de remplir la partie 3 « Lieux de travail »;
• indiquez chaque groupe professionnel pour lequel vous demandez l’approbation une seule fois dans la demande. Si les employés d’un groupe professionnel désigné travaillent dans plus d’un établissement, indiquez simplement le nombre total d’employés de ce groupe professionnel dans tous les établissements sous « Nombre d’employés » à la section 5 de la demande;
• si l’approbation est accordée, une copie doit être affichée dans chaque établissement où travaillent les employés visés par l’approbation.

Exemple : 
Un employeur exploite une boulangerie, avec 12 établissements au total en Ontario. L’établissement principal de Toronto emploie quatre préposés à la saisie des données, deux réceptionnistes, 15 boulangers, six caissières et quatre gestionnaires. Chacun des onze autres établissements emploie cinq boulangers, deux gestionnaires et trois caissières. Les réceptionnistes, les boulangers et les préposés à la saisie de données ont conclu des ententes sur le dépassement des plafonds d’heures de travail avec l’employeur, et celui-ci a présenté au directeur des normes d’emploi une demande d’approbation visant à permettre aux réceptionnistes, aux boulangers et aux préposés à la saisie de données de dépasser les plafonds d’heures de travail et de calculer les heures de travail selon une moyenne.

Comment l’employeur doit-il remplir sa demande d’approbation?  

• L’employeur ne doit faire qu’une seule demande. (L’approbation des heures excédentaires et du calcul de la moyenne des heures peut faire l’objet de la même demande.)
• L’employeur indique que son établissement principal de Toronto est le lieu de travail; aucun autre établissement n’est mentionné.
• L’employeur indique chacun des groupes professionnels pour lesquels l’approbation est demandée. Il indique également le nombre d’employés de chaque groupe professionnel pour l’ensemble de ses établissements au moment du dépôt de la demande, c’est-à-dire deux réceptionnistes, 70 boulangers et quatre préposés à la saisie de données.
• Si l’approbation est accordée, une copie doit en être affichée dans chacun des établissements où travaillent les réceptionnistes, les boulangers et les préposés à la saisie de données.

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Que se passe-t-il si l’employeur acquiert de nouveaux établissements après l’émission de l’approbation?

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Si les employés du nouvel établissement font partie d’un groupe professionnel couvert par l’approbation existante, il n’est pas nécessaire d’obtenir une nouvelle approbation pour le dépassement des plafonds d’heures de travail ou le calcul de la moyenne des heures, à condition que des ententes aient été conclues et signées avec les employés du nouvel établissement et qu’une copie de l’approbation soit affichée dans le nouvel établissement.

Si les employés du nouvel établissement ne font pas partie d’un groupe professionnel couvert par l’approbation existante et qu’ils ont accepté de dépasser les plafonds d’heures de travail ou que leurs heures de travail soient calculées selon une moyenne, l’employeur doit présenter une demande d’approbation pour ces employés pour que les dépassements et le calcul de la moyenne des heures soient légaux.

Ententes additionnelles ou nouveaux employés après l’émission d’une approbation

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Bien que la partie 5 de la demande stipule que l’employeur doit indiquer le nombre d’employés dans le groupe professionnel visé, l’approbation, si elle est accordée, ne se limite pas à ce nombre et s’applique à tous les employés de ce groupe (il faut cependant noter que le dépassement des plafonds d’heures de travail et le calcul de la moyenne des heures ne peuvent se faire légalement que si une approbation est accordée et qu’il existe une entente écrite entre l’employeur et l’employé).

Par exemple, il se peut qu’au moment où l’employeur présente sa demande, il ait dix caissières à son service, mais que sept d’entre elles seulement aient signé une entente écrite; l’employeur indique alors dans sa demande que le groupe compte sept employés. Si une approbation est accordée pour le groupe « caissières », et que les autres caissières concluent une entente écrite par la suite, l’employeur n’aura pas à présenter une nouvelle demande d’approbation; l’approbation existante s’appliquera à toutes les caissières ayant conclu une entente écrite, tant celles qui l’ont fait avant l’émission de l’approbation qu’après.

De la même façon, il se peut qu’au moment de demander une approbation pour un groupe de vendeurs, l’employeur ait cinq vendeurs ayant signé une entente écrite à son service, de sorte que l’employeur indiquera dans sa demande que le groupe comprend cinq vendeurs. Si une approbation est accordée pour le groupe « vendeurs », et que l’employeur embauche par la suite deux nouveaux vendeurs, l’employeur n’aura pas à présenter une nouvelle demande d’approbation; l’approbation existante s’appliquera à tous les vendeurs ayant conclu une entente écrite, tant ceux qui étaient déjà au service de l’employeur avant l’émission de l’approbation que ceux qui ont été embauchés après son émission.

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Règles applicables aux demandes en attente

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Dépassement des plafonds d’heures de travail :

Si une demande est en attente depuis 30 jours ou plus, un employeur qui répond aux conditions énoncées à l’article 17.4 de la LNE est autorisé à permettre aux employés de dépasser les plafonds d'heures de travail en attendant l’émission d’une approbation, dans la mesure où les heures de travail des employés ne dépassent pas :

• le nombre d’heures indiquées dans la demande;
• le nombre d’heures indiquées dans l’entente écrite; ou
• 60 heures.

Calcul de la moyenne :

Si une demande est en attente depuis 30 jours ou plus, un employeur qui répond aux conditions énoncées au paragraphe 22(2.1) de la LNE est autorisé à permettre le calcul de la moyenne des heures de travail des employés sur une période de deux semaines, en attendant l’émission d’une approbation.

Pour plus d’information sur l’approbation pendante et les conditions qui doivent être satisfaites avant que ces dispositions ne puissent être appliquées, veuillez consulter les fiches suivantes :

• Approbation pendante du dépassement des plafonds d'heures de travail par semaine : conditions et période de 30 jours; ;
• Approbation pendante du calcul de la moyenne des heures de travail aux fins de la rémunération des heures supplémentaires : conditions et période de 30 jours.

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Un employeur peut-il téléphoner pour connaître le statut de sa demande?

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Oui; veuillez téléphoner au 416 326-2450 pour obtenir une mise à jour sur le statut de votre demande. Cependant, veuillez ne téléphoner que si plus de 30 jours se sont écoulés depuis le dépôt de votre demande.

L’employeur peut-il accélérer le traitement de sa demande?

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• Présentez votre demande en ligne. Lorsque vous remplissez et transmettez votre demande d’approbation des heures de travail en line, vous obtenez immédiatement la confirmation que votre demande a été reçue ainsi qu’un numéro d’identification qui suivra votre demande tout au long du processus d’approbation.
• Les demandes en ligne peuvent être traitées beaucoup plus rapidement, puisque les données des demandes reçues par télécopieur ou par la poste doivent être saisies avant de pouvoir être traitées.
• • Vous devez avoir en main les copies des accords écrits avec les employés ou le syndicat, et les produire pour examen sur demande.