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Annexe E – Éléments de vérification d’une démarche efficace de gestion du changement

  • Diffusion : 15 avril 2015
  • Dernière mise à jour : mai 2015
  • Voir aussi: Rapport final

Les responsables de l’Examen ont compilé ces éléments de vérification qui peuvent servir de directives à l’industrie.

1. Engagement et approbation de l’organisation envers le processus de gestion du changement.

Il incombe à l’employeur de mettre en oeuvre des processus et des systèmes de gestion efficaces pour prévenir les changements non autorisés et d’assurer la conformité à ces processus et systèmes. Des activités visant à assurer l’efficacité des systèmes de gestion attestent de l’engagement de la direction envers le mandat.

  • 1.1 Politique endossée et appuyée par la direction du site.
  • 1.2 Démarche définissant tous les rôles au sein du processus de gestion du changement, notamment celui du comité mixte de santé et de sécurité au travail et des travailleurs concernés par le changement.
  • 1.3 Formation sur la gestion du changement établie offerte à tout le personnel (y compris les travailleurs, les superviseurs, les spécialistes du processus et les experts en la matière).

2. Processus de gestion du changement en place

Le processus donne aux travailleurs les moyens de comprendre la manière dont la politique doit être appliquée, les attentes de l’entreprise et leur rôle. Le processus opérationnalise le mandat et la politique de l’entreprise. Sans processus, les travailleurs n’ont pas les moyens de respecter le mandat et de répondre aux attentes.

  • 2.1 Processus élaboré avec la rétroaction des principales parties intéressées de l’entreprise.
  • 2.2 Méthode et critères établis qui définissent le « changement » et déterminent le moment de l’application du processus.
    • Diagramme décrivant le processus.
    • Changement organisationnel inclus dans la définition du changement.
    • Différenciation entre les changements à court terme (changements effectués en urgence) et les changements permanents.
    • Demande de changement correspondant aux objectifs de l’unité commerciale.
  • 2.3 Objectif et risque cernés appuyant la nécessité du changement.
  • 2.4 Critères définissant le niveau de rigueur de l’examen selon le degré de l’incidence.
  • 2.5 Démarche donnant des exemples des différents niveaux de changement.
  • 2.6 Démarche exigeant une description du fondement technique du changement.
  • 2.7 Consignation et conservation, sous forme de document, des détails, de l’évaluation et de l’approbation du changement pour chaque processus de gestion du changement.
  • 2.8 Identification du responsable du processus.
  • 2.9 Identification d’un facilitateur compétent du processus de gestion du changement (pour veiller à ce que le processus de gestion du changement soit suivi correctement).

3. Exigences en matière d’évaluation du danger et du risque dans le cadre du processus de gestion du changement

Des personnes averties ou des experts en la matière doivent déterminer si le changement réduit réellement le risque et s’il n’introduit pas de nouveaux risques. Les renseignements découlant de cette évaluation permettent de prendre une décision éclairée. Considérations liées à l’évaluation du risque :

  • 3.1 Le processus évalue le niveau de risque de la situation actuelle par rapport aux dangers et aux risques associés au changement projeté.
  • 3.2 La démarche précise la méthode de détermination des dangers et de l’évaluation du risque appropriée pour le changement projeté.
  • 3.3 La méthode d’évaluation des dangers et du risque est fondée sur des critères de probabilité et de gravité établis à l’interne.
  • 3.4 Mesures permettant de déclencher d’autres évaluations du risque ou des évaluations plus rigoureuses.

4. Examen de la composition de l’équipe définie dans le processus de gestion du changement

Une équipe diversifiée de personnes averties et de parties intéressées participant à l’examen du changement pourra certainement cerner les risques potentiels et trouver des solutions en vue de les atténuer. Considérations liées à la composition de l’équipe :

  • 4.1 La composition de l’équipe d’examen change avec la gravité potentielle ou la portée du changement.
  • 4.2 Faire participer les personnes possédant des connaissances pertinentes dans l’examen du changement :
    • les travailleurs de première ligne et les superviseurs concernés par le changement projeté;
    • les représentants de l’équipe de santé et de sécurité;
    • les spécialistes, les ingénieurs, les experts en la matière, les personnes formées pour mener le processus de gestion du changement, etc.
  • 4.3 Obtenir des conseils pour définir la composition d’une équipe efficace.

5. Processus défini d’approbation du changement

Afin de prévenir un changement non contrôlé, il faut que toutes les parties comprennent qu’aucun changement ne peut être mis en oeuvre sans l’approbation de la direction. Les représentants de la direction doivent reconnaître l’importance de mener des évaluations minutieuses avant d’instaurer un changement et l’importance de faire approuver un changement.

  • 5.1 L’autorité pour approuver le changement varie selon la portée du changement (le processus définit qui a l’autorité nécessaire pour approuver le changement).

6. Plan de mise en oeuvre du changement prévu

La plupart des changements sont mis en oeuvre afin d’améliorer le rendement. Cette étape vise à assurer qu’aucun nouveau risque ne survient à la suite d’une mise en oeuvre partielle. Un changement peut produire des résultats négatifs si les mesures de changement appropriées ne sont pas mises en place. Des événements à risque de cette nature surviennent souvent lorsque le personnel n’a pas été informé du changement. Considérations liées au plan de mise en oeuvre :

  • 6.1 Établir un échéancier pour le processus de changement
  • 6.2 Déterminer des tâches qui doivent être accomplies avant, pendant et après la mise en oeuvre (p. ex., mettre à jour les diagrammes finis, les démarches, la communication avec le personnel, etc.)
  • 6.3 Plan de communication

7. Suivi du changement

Le responsable du changement (à titre de représentant de l’entreprise) doit faire preuve de diligence à cet égard pour assurer une mise en oeuvre complète et efficace du changement. Considérations liées à l’étape du suivi :

  • 7.1 Vérifier l’exhaustivité de la mise en oeuvre, comme la mise à jour des procédures opérationnelles normalisées, du matériel de formation, des dessins, etc.
  • 7.2 Évaluer l’efficacité réelle du changement.
  • 7.3 Recevoir des suggestions sur des améliorations à apporter au processus de gestion du changement avant de clore l’initiative.

8. Surveillance de l’efficacité réelle du processus de gestion du changement

L’employeur a mis en oeuvre un système de gestion du changement. En plus d’approuver la politique, il doit également surveiller la conformité avec la politique et s’assurer de l’efficacité du système de gestion. L’employeur doit réagir à tous les défauts de processus cernés et les corriger. Les activités visant à assurer l’efficacité du processus doivent être cernées et mises en oeuvre de concert avec une façon d’examiner ces activités et d’élaborer des plans d’amélioration du processus, au besoin. Considérations liées au processus de surveillance :

  • 8.1 Exigence visant à évaluer l’efficacité réelle du processus de gestion du changement.
  • 8.2 Méthode ou processus visant à cerner et à étudier les incidents au cours desquels un changement est survenu et le processus de gestion du changement n’a pas été suivi afin de permettre à la direction d’apporter les correctifs nécessaires dictés par les constatations relatives au processus de gestion du changement.
  • 8.3 Indicateurs de rendement établis pour évaluer la conformité et l’efficacité du processus de gestion du changement.

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