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Directives du Programme d’innovation pour la prévention, la santé et la sécurité au travail 2017-2018

1. Renseignements généraux

Le Programme d’innovation pour la prévention, la santé et la sécurité au travail (PIPSST) est un programme du gouvernement de l’Ontario qui offre des subventions aux organismes admissibles pour des projets axés sur la santé et la sécurité au travail.

Le programme finance les initiatives qui :

  • concordent avec les priorités établies par le ministre du Travail et le directeur général de la prévention de l’Ontario;
  • sont utiles aux employeurs, aux superviseurs, aux travailleurs et autres intervenants des lieux de travail de l’Ontario;
  • démontrent l’optimisation des ressources.

Le programme vise à :

  • créer des partenariats plus solides avec le système ontarien de santé et de sécurité au travail;
  • tirer parti des capacités et des ressources existantes du système de santé et de sécurité au travail;
  • apporter des solutions innovatrices aux problèmes liés à la santé et à la sécurité au travail;
  • favoriser les efforts de prévention axés sur la collaboration.

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2. Priorités du programme

Le PIPSST 2017-2018 financera des initiatives qui concordent avec les priorités ci-dessous.

Priorité 1 : Favoriser la santé mentale en milieu de travail

Promouvoir la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail et renforcer la capacité des employeurs de promouvoir le bien être psychologique des travailleurs et de veiller à ce que la santé psychologique des travailleurs ne soit pas compromise.

Domaines ciblés :

  • Formation et sensibilisation au sujet des emplois (p. ex. premiers intervenants) où le stress traumatique ou l’état de stress post-traumatique au travail peut être courant.
  • Élaboration de programmes ou de services visant à soutenir les travailleurs aux prises avec des problèmes de santé mentale.

Priorité 2 : Dangers associés à l’équipement mobile

Trouver des solutions afin d’éliminer les risques que présente le travail à proximité de véhicules et de gros engins mobiles et s’employer à réduire la fréquence à laquelle des travailleurs sont heurtés par des outils, des véhicules, de l’équipement, des débris qui tombent ou sont projetés ou tout autre objet pouvant causer des blessures ou des décès au travail.

Domaines ciblés :

  • Formation, sensibilisation et promotion des pratiques exemplaires concernant :
    • la condition physique du conducteur (p. ex. conduite sous l’effet de la drogue, fatigue ou stress du conducteur);
    • les attitudes et les comportements à l’égard de la sécurité (p. ex. excès de confiance, omission de signaler correctement les manœuvres);
    • la compétence du conducteur (p. ex. formation sur la sécurité routière, expérience de conduite);
    • les facteurs liés au véhicule (p. ex. mauvais entretien du véhicule, véhicule automatisé).

Priorité 3 : Maladies professionnelles

Prendre des mesures à l’égard des expositions dangereuses en milieu de travail qui entraînent des maladies professionnelles et des décès.

Domaines ciblés :

  • Formation, sensibilisation et promotion des pratiques exemplaires concernant les expositions dangereuses en milieu de travail et notamment :
    • les gaz d’échappement des moteurs diesel;
    • les nouvelles expositions (p. ex. nanotechnologie);
    • les allergènes ou les irritants pour les poumons ou la peau;
    • le bruit.
  • Surveillance des maladies professionnelles et des expositions dangereuses dans les lieux de travail de l’Ontario.
  • Mesure des expositions dangereuses et collecte de données à ce sujet dans les lieux de travail.

Priorité 4 : Prévention des blessures secondaires

Atténuer les répercussions d’une blessure professionnelle et prévenir d’autres blessures ainsi que les invalidités de longue durée liées au travail.

Domaines ciblés :

  • Élaboration de stratégies et d’outils destinés à aider les travailleurs blessés à éviter de nouvelles blessures.
  • Élaboration de programmes et de mesures de soutien pour aider les travailleurs blessés à recouvrer complètement la santé.

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3. Paramètres de financement

Pour être admissibles, les propositions doivent :

  • s’étaler sur au plus 24 mois;
  • nécessiter une aide financière d’au plus 100 000 $ par année, jusqu’à concurrence de 200 000 $ par proposition.

Les subventions accordées dans le cadre du PIPSST sont uniques et non renouvelables.

Les demandeurs sont encouragés à obtenir un financement de contrepartie ou des ressources financières d’appoint (espèces, quasi-espèces ou aide similaire) auprès de sources autres que le ministère du Travail.

Collaborations

Les organismes qui collaborent avec d’autres organismes afin de bien répondre aux besoins variés et évolutifs des milieux de travail ontariens sont vivement encouragés à présenter une demande.

Pour les demandes conjointes, il faut indiquer clairement les avantages du partenariat et montrer comment celui-ci permettra d’offrir des services d’une manière plus efficace, mieux coordonnée et intégrée et adaptée aux besoins évolutifs du milieu de travail.

Les demandes conjointes doivent être présentées par un demandeur principal qui aura :

  • la responsabilité légale de recevoir et de gérer les fonds;
  • l’obligation de rendre compte au ministère du Travail de l’administration du financement et de l’exécution du projet.

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4. Admissibilité

Les projets financés par le PIPSST doivent être exécutés en Ontario et dirigés par un organisme sans but lucratif admissible.

Pour être admissible, le demandeur doit :

  • avoir une structure de gouvernance (p. ex. un conseil d’administration) qui énonce les procédures de présentation de rapports et de reddition de comptes aux membres à propos du fonctionnement et du rendement de l’organisme (les particuliers et les sociétés en nom collectif enregistrées ne sont pas admissibles);
  • convaincre le ministère du Travail qu’il peut recevoir et gérer des fonds publics et rendre compte de leur utilisation de manière responsable;
  • posséder la capacité organisationnelle de fournir des services de qualité, démontrer sa durabilité, avoir un système approprié de gestion financière et assurer une gouvernance efficace.

Les entités à but lucratif ne sont pas admissibles au financement offert dans le cadre du PIPSST à titre de demandeurs principaux. Cependant, ces entités peuvent participer à des projets dans la mesure où un organisme admissible est le responsable de projet désigné.

On recommande aux demandeurs potentiels qui désirent effectuer des recherches dans l’un des domaines prioritaires de présenter une demande dans le cadre du Programme des perspectives de recherche du ministère du Travail. Le PIPSST ne finance pas les projets de recherche.

En cas de doute sur son admissibilité au PIPSST, un organisme doit d’abord en demander la confirmation au ministère du Travail. Sinon, la demande pourrait être rejetée.

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5. Précisions sur la demande

Les demandeurs doivent fournir les renseignements suivants sur le projet qu’ils proposent.

Conformité aux priorités

Les demandeurs doivent expliquer en quoi le projet proposé correspond aux priorités du PIPSST.

Orientation stratégique

Les demandeurs doivent expliquer en détail en quoi le projet proposé concorde avec les domaines ciblés associés à la priorité ou aux priorités du PIPSST qu’ils ont choisies. Ils doivent également expliquer de quelle façon le projet proposé met l’accent sur les difficultés actuelles et émergentes du système de santé et de sécurité au travail.

Collaborations

Les demandeurs sont vivement encouragés à solliciter des collaborations avec d’autres organismes de santé et de sécurité au travail et les différentes parties du lieu de travail (employeurs, superviseurs, travailleurs, etc.). Ils doivent indiquer à quel moment et de quelle façon leurs collaborateurs contribueront à leur projet.

Innovation

Les demandeurs doivent indiquer comment ils utiliseront ou créeront des ressources ou des solutions originales pour résoudre les problèmes de santé et de sécurité au travail. Ils doivent également expliquer en quoi les ressources choisies enrichiront le projet et amélioreront ses retombées sur le système de santé et de sécurité au travail. Si une solution a un potentiel commercial, les demandeurs doivent préciser comment ils comptent la mettre à la disposition du système de santé et de sécurité au travail.

Rendement et retombées

Les demandeurs doivent décrire les retombées ou les résultats prévus du projet proposé et préciser en quoi le projet sera utile au système de santé et de sécurité au travail. Leur proposition doit énoncer les mesures de rendement qui seront employées pour évaluer le projet.

Renforcement des capacités

Les demandeurs doivent indiquer comment le projet proposé permettra de renforcer les capacités actuelles ou d’en acquérir de nouvelles pour appuyer la prévention en milieu de travail.

Ressources d’appoint

Les demandeurs sont fortement encouragés à tirer parti des ressources (espèces, quasi-espèces ou aide en nature) provenant de sources autres que le ministère du Travail. Une préférence sera accordée aux propositions ayant d’autres sources de financement servant à appuyer la proposition, y compris des recettes générées par le projet proposé.

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6. Budget

Les demandeurs doivent fournir un budget estimatif. Le budget doit préciser de quelle façon le financement sera réparti entre les sept catégories principales au cours de l’exercice, notamment :

  • les salaires;
  • les avantages sociaux;
  • les fournitures;
  • les services;
  • les communications et les services administratifs;
  • l’équipement;
  • les frais de déplacement (au plus 10 %);
  • les autres dépenses admissibles n’entrant pas dans les catégories susmentionnées.

Les demandeurs doivent fournir un budget base zéro précisant toutes les sources de revenus qui appuieront les besoins opérationnels du projet proposé, y compris :

  • les contributions institutionnelles provenant d’organismes de bienfaisance ou à but non lucratif, de fondations, de donateurs privés ou de philanthropes ainsi que des administrations municipales, provinciales et fédérale;
  • les fonds provenant du PIPSST.

Chaque poste budgétaire doit être accompagné d’une justification détaillée afin de permettre aux évaluateurs d’examiner les coûts et de déterminer la pertinence des ressources demandées pour la réalisation du projet. La décision finale concernant l’admissibilité d’un poste budgétaire (contribution ou dépense) relève du ministère du Travail.

Reportez-vous à l’annexe A, Directives sur le budget pour le PIPSST, afin d’obtenir des détails sur les dépenses admissibles ou non admissibles.

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7. Procédure d’examen des demandes

Examen des demandes

Le PIPSST prévoit un processus d’examen en quatre étapes :

1re étape : Examen administratif

La 1re étape est un examen administratif, mené à bien par l’Unité des paiements de transfert et du financement de la recherche de la Direction des stratégies et de l’intégration du ministère du Travail. Le but est de déterminer si les demandes répondent aux exigences énoncées dans la demande de propositions. Chaque demande qui est jugée admissible d’après l’examen administratif passe à la 2e étape.

2e étape : Examen stratégique de la correspondance et de l’utilité

Les demandes sont étudiées par des cadres supérieurs du ministère du Travail qui évaluent la mesure dans laquelle les demandes concordent avec les priorités du PIPSST ainsi que leur utilité pour le système de santé et de sécurité au travail de l’Ontario.

3e étape : Examen par un comité de la haute direction

Un comité de la haute direction évalue l’incidence globale des projets proposés sur le système de santé et de sécurité au travail de l’Ontario. Le comité recommande au directeur général de la prévention les propositions à financer.

4e étape : Recommandation du directeur général de la prévention au ministre du Travail

La recommandation présentée par le directeur général de la prévention au ministre s’harmonise avec les priorités du système de santé et de sécurité au travail.

Décisions concernant l’attribution des subventions

Les décisions de financement sont communiquées aux principales personnes ressources du bénéficiaire ou à ses responsables de projet, soit les personnes autorisées à signer l’accord de paiement de transfert au nom de l’organisme.

Toutes les décisions de financement relatives au PIPSST sont finales. Il n’existe pas de processus de révision.

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8. Entente de financement

Un responsable de projet ou un autre dirigeant autorisé doit signer un accord de paiement de transfert (contrat) avec le ministère du Travail pour chaque projet approuvé. L’accord présente les modalités de la subvention, notamment :

  • les jalons, les engagements et les mesures de rendement du projet;
  • le budget du projet;
  • la gestion du projet;
  • le mode et le calendrier de versements;
  • le cadre de responsabilisation;
  • la possession et la disposition des droits de propriété intellectuelle;
  • les stratégies de communication;
  • les clauses de résiliation du contrat;
  • les exigences relatives à la surveillance et aux rapports, y compris les rapports d’étape, les demandes de versements et les autres rapports, au besoin.

Le ministère du Travail surveillera les divers aspects du projet, notamment :

  • la présentation en temps utile des rapports d’étape (y compris des exemples de réussite);
  • les jalons, les engagements et les mesures de rendement;
  • les flux de trésorerie et la justesse des prévisions en matière de flux de trésorerie;
  • les rapports financiers;
  • les arrangements concernant la propriété intellectuelle;
  • les autres exigences précisées dans l’accord de paiement de transfert.

Remarque : Le ministère du Travail se réserve le droit de procéder, à sa discrétion et sur remise d’un préavis raisonnable, à des examens périodiques des projets qu’il finance.

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9. Dates limites de présentation des demandes et instructions

Le calendrier du PIPSST est le suivant :

Publication de la demande de propositions : 23 janvier 2017
Séance d’information : 6 février 2017
Date limite de réception des demandes : 25 avril 2017

Une séance d’information aura lieu par téléconférence le 6 février 2017 en français et en anglais. Si vous souhaitez y participer, veuillez nous le faire savoir par courriel, à l’adresse , au plus tard le 2 février 2017 à 17 h en précisant la langue de votre choix. Le Bureau de la prévention vous communiquera l’heure de la téléconférence et les autres détails s’y rapportant une fois que le tout sera confirmé.

Instructions pour le dépôt de la demande

  • Préparer une seule série de documents originaux comprenant les sections 1 à 9 et l’annexe A du formulaire de demande. Joindre trois copies recto verso des documents originaux.
  • Inclure une clé USB contenant la version électronique complète de la demande en format texte PDF (les documents numérisés en format graphique ne sont pas acceptés). Nommer le dossier électronique comme suit : « nom commercial de l’organisme_PIPSST1718 ». La clé USB doit contenir un maximum de trois fichiers.
  • Envoyer les documents originaux, les copies recto verso et la clé USB par service de messagerie ou par courrier recommandé ou les remettre en personne à l’adresse ci-dessous.

Les demandes dûment remplies doivent parvenir au ministère du Travail au plus tard le 25 avril 2017, à 17 h. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération.

Veuillez faire parvenir votre demande dûment remplie ainsi que les autres documents exigés par service de messagerie ou courrier recommandé ou les remettre en personne à l’adresse suivante :

Programme d’innovation pour la prévention, la santé et la sécurité au travail
Unité des paiements de transfert et du financement de la recherche
Direction des stratégies et de l’intégration
Bureau de la prévention
Ministère du Travail
10, rue Dundas Est, 8e étage
Toronto (Ontario) M7A 0B2

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10. Coordonnées et normes de service

Les questions concernant le PIPSST 2017-2018 doivent être adressées à :

Unité des paiements de transfert et du financement de la recherche
Courriel : preventiongrants@ontario.ca

L’Unité répondra aux questions dans un délai de deux jours ouvrables et accusera réception des demandes par courriel. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception d’ici le 2 mai 2017, veuillez écrire à preventiongrants@ontario.ca.

11. Avis concernant la collecte, l’utilisation et la diffusion de renseignements

Conformément à la disposition 5 du paragraphe 4.1 (2) de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (la « LSST »), le ministère du Travail est autorisé à recueillir et à utiliser les renseignements figurant dans le dossier de demande pour évaluer le projet proposé dans le cadre du PIPSST. Le ministère peut recueillir, utiliser et diffuser les renseignements personnels contenus dans le dossier de demande en vertu de la disposition 5 du paragraphe 4.1 (2) de la LSST ainsi que du paragraphe 38 (2) et des alinéas 41 (1) b) et 42 (1) c) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Pour obtenir de l’information sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée du ministère du Travail, au 416 326-7786.

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Annexe A : Directives sur le budget pour le PIPSST

Dépenses admissibles

La subvention du PIPSST peut être utilisée pour les catégories de dépenses qui suivent.

A. et B. Salaires et avantages sociaux

Ces catégories comprennent les salaires, les allocations et les avantages sociaux non discrétionnaires associés au personnel opérationnel ou administratif qui participe directement au projet proposé.

Les subventions du PIPSST ne peuvent servir à rembourser une partie du salaire d’un gestionnaire ou d’un dirigeant pour le temps qu’il a consacré à la supervision du personnel participant au projet proposé.

C. Fournitures

Font partie de cette catégorie :

  • les fournitures de bureau;
  • les fournitures d’informatique (p. ex. papier et toner pour imprimante, support de stockage, câbles);
  • du matériel informatique, à l’exception des articles qui appartiennent à la catégorie « équipement », conformément au point F ci-dessous.

Sont exclus les services postaux, les services de messagerie, le transport de marchandises et les services de communications prévus au point E ci-dessous.

D. Services

Cette catégorie inclut :

  • les frais d’accès à Internet ou de services en ligne;
  • les frais pour la tenue d’un atelier ou d’un séminaire;
  • les coûts de location de locaux ou d’espaces tels que des salles de réunion, des kiosques à des congrès ou d’autres espaces temporaires nécessaires à la réalisation du projet proposé (auparavant classés dans la catégorie « occupation »);
  • les coûts liés à l’impression de documents pour le projet proposé et au développement Web pour la diffusion des résultats du projet ou des produits en découlant (auparavant classés dans la catégorie « promotion »).

Les subventions du PIPSST ne peuvent être utilisées aux fins suivantes :

  • payer les coûts des baux existants ou de la location de bureaux déjà utilisés, même si le demandeur procède à la subdivision des espaces loués pour en réserver une partie exclusivement au projet proposé;
  • financer des acquisitions d’immobilisations ou des améliorations locatives ou liées aux infrastructures.

E. Communications et services administratifs

Cette catégorie englobe :

  • les services administratifs tels que les services postaux, les services de messagerie et le transport de marchandises;
  • les services de télécommunication (p. ex. les frais de téléphone ou de vidéoconférence, à l’exclusion des frais d’accès à Internet).

Les frais d’accès à Internet et de services réseautiques relèvent du point D ci-dessus.

F. Équipement

Cette catégorie peut comprendre l’équipement, les fournitures et le matériel informatique ainsi que les logiciels requis pour le projet, y compris les coûts d’achat, de remise à neuf, de transport, d’extension de garantie, d’importation, de formation du personnel sur l’utilisation, d’exploitation et d’entretien.

Les quatre conditions suivantes doivent être remplies pour considérer qu’il s’agit d’équipement :

  • c’est un bien matériel non consomptible;
  • la durée de vie utile est d’au moins un an;
  • le coûte est de 2 000 $ CA ou plus;
  • le bien est absolument et explicitement nécessaire à l’exécution du projet.

Le coût de l’équipement ne peut représenter plus de 5 % de l’ensemble des coûts directs.

G. Frais de déplacement

Sont compris dans cette catégorie :

  • les coûts des billets d’avion (ne doivent pas dépasser le tarif en classe économique);
  • les frais d’hébergement raisonnables dans le cadre de déplacements pour assister à des ateliers, à des séminaires ou à des congrès;
  • les repas et le kilométrage pour les déplacements effectués avec une voiture personnelle, selon les taux de remboursement établis par la province dans la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil;
  • les autres frais de déplacement applicables (p. ex. transport en commun, taxi et location de véhicules).

Même si un demandeur a ses propres politiques et méthodes de calcul des taux de remboursement des frais de repas et du kilométrage, les taux de remboursement utilisés pour les besoins du PIPSST seront ceux établis par la directive provinciale indiquée ci-dessus.

Le ministère du Travail peut, à sa discrétion, limiter les montants des remboursements. Le budget total consacré aux déplacements ne doit pas représenter plus de 10 % du financement total demandé.

H. Autres dépenses

Le PIPSST peut couvrir d’autres dépenses que celles indiquées ci-dessus, mais les éléments de cette catégorie sont soumis à l’approbation du ministère du Travail et seront examinés au cas par cas.

Dépenses non admissibles

Les subventions du programme en peuvent être utilisées pour ce qui suit :

  • les coûts liés à l’élaboration de la proposition;
  • les droits d’adhésion à des associations ou à d’autres organisations;
  • les frais accessoires et les cadeaux;
  • les honoraires de conseillers;
  • les frais de représentation ou d’accueil de toute sorte;
  • tout élément ou service n’ayant pas de lien direct avec le programme.

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