• Diffusion : septembre 2010
  • Dernière mise à jour : janvier 2018

Le présent guide a été préparé pour aider les employeurs et les employés à comprendre un certain nombre de leurs droits et obligations en vertu de la Loi sur les normes d’emploi (LNE) et ses règlements. Il ne remplace pas la LNE et ses règlements et vous ne devriez pas considérer qu’il vous offre des conseils juridiques sur votre situation particulière.

En vertu de la Loi sur les normes d’emploi (LNE),la plupart des employés dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans ont droit à deux semaines de vacances payées pour chaque période de 12 mois d’emploi, qu’ils soient actifs ou non. Ils ont également droit à une indemnité de vacances qui correspond à au moins 4 % du salaire touché au cours de cette période. La plupart des employés dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans ont droit à trois semaines de vacances payées pour chaque période de 12 mois d’emploi ainsi qu’à une indemnité de vacances qui représente au moins 6 % du salaire gagné au cours de cette période. Certains employés occupent toutefois des emplois qui ne sont pas assujettis aux dispositions de la LNE relatives aux vacances payées. Pour savoir si cette exemption vous touche, veuillez consulter l’Outil de vérification des règles spéciales.

Période et indemnité de vacances

Cette norme d’emploi a deux volets : l’un porte sur la période de vacances et l’autre, sur l’indemnité de vacances. Les employés dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans ont droit à deux semaines de vacances après chaque année de référence de 12 mois. Ceux dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans ont droit à trois semaines de vacances. Normalement, une année de référence est une période répétitive de 12 mois qui commence le jour où l’employé est embauché.

Lorsque l’employeur a établi une année de référence différente qui ne débute pas à la date d’anniversaire de l’embauche de l’employé, celui-ci a droit à des jours de vacances calculés au prorata pour la période (appelée « période tampon ») précédant le début de l’année de référence différente.

L’indemnité de vacances doit représenter au moins 4 % du salaire brut (à l’exclusion de l’indemnité de vacances ) gagné durant l’année de référence de 12 mois ou la période tampon (le cas échéant ) pour les employés dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans. Les employés qui comptent au moins cinq années d’emploi ont droit à au moins 6 % du salaire brut gagné au cours de l’année de référence de 12 mois ou de la période tampon (le cas échéant).

Le contrat de travail ou la convention collective d’un employé peut offrir des droits ou des avantages supérieurs en ce qui a trait à la période ou à l’indemnité de vacances.

Définitions clés

  • Année de référence Période de 12 mois au cours de laquelle les employés accumulent des vacances.
  • Année de référence normale : Période répétitive de 12 mois qui commence le jour où l’employé est embauché.
  • Année de référence différente : Période répétitive de 12 mois établie par l’employeur qui commence à une date autre que la date d’embauche de l’employé (p. ex., l’employé est embauché le 1er juin, mais l’employeur a établi une année de référence différente qui commence le 1er janvier).
  • Période tampon : Période qui s’étend :
    • soit de la date d’embauche au début de la première année de référence différente
    • soit de la fin d’une année de référence normale au début d’une année de référence différente où l’employeur passe d’une année de référence normale à une année de référence différente;
      • Exemple : Si un employeur a établi une année de référence différente qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre et que l’employé est embauché le 1er septembre, la période tampon serait du 1er septembre au 31 décembre.

IMPORTANT : L’année de référence et la période tampon comprennent le temps que l’employé passe loin du travail pour les motifs suivants : mise en disponibilité, maladie ou accident, congé autorisé (p. ex., congé de maternité, congé parental, congé familial pour raison médicale) et tout autre congé autorisé qui n’interrompt pas la relation d’emploi.

Règles transitoires

L’augmentation des jours de vacances et de l’indemnité de vacances (trois semaines de vacances et indemnité de vacances de 6 %) auxquels ont droit les employés dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans ne s’applique qu’aux années de référence ou aux périodes tampons se terminant le 31 décembre 2017 ou après cette date. Les employeurs ne sont pas tenus d’accorder cette augmentation pour les années de référence ou les périodes tampons qui se sont terminées avant le 31 décembre 2017.

Exemple 1

Le 1er mars 2017, Simon avait accumulé quatre années d’emploi chez son employeur. Il a une année de référence différente qui va du 1er novembre au 31 octobre. Simon avait droit à deux semaines de vacances et à une indemnité de vacances de 4 % (accumulée sur le salaire gagné pendant l’année de référence) à la fin de l’année de référence qui a commencé le 1er novembre 2016 et s’est terminée le 31 octobre 2017.

Cependant, pour l’année de référence qui a commencé le 1er novembre 2017 et qui prend fin le 31 octobre 2018, Simon a droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances de 6 % accumulée sur le salaire gagné au cours de l’année de référence. En effet, il compte cinq années d’emploi à la fin de l’année de référence et celle-ci se termine le 31 décembre 2017 ou après cette date.

Simon aura donc droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances de 6 % à la fin de chaque année de référence ultérieure.

Exemple 2

Jonathan a été embauché par son employeur le 1er juin 2001. Il a une année de référence normale, qui va du 1er juin au 31 mai. Il a accumulé deux semaines de vacances et une indemnité de vacances de 4 % (sur le salaire gagné pendant l’année de référence) pour chaque année de référence entre sa date d’embauche et le 31 mai 2017. Même s’il comptait plus de cinq années d’emploi au 31 mai 2006, Jonathan ne pouvait pas bénéficier de l’augmentation des jours et de l’indemnité de vacances pour les années de référence qui avaient pris fin avant le 31 décembre 2017.

Cependant, pour l’année de référence allant du 1er juin 2017 au 31 mai 2018, Jonathan accumule trois semaines de vacances et une indemnité de vacances de 6 % (sur la totalité du salaire gagné au cours de cette année de référence) parce que l’année de référence prend fin le 31 décembre 2017 ou après cette date. Jonathan aura donc droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances de 6 % à la fin de chaque année de référence ultérieure.

Période de vacances

L’employé dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans accumule un minimum de deux semaines de vacances pour chaque année de référence de 12 mois terminée. Celui dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans accumule un minimum de trois semaines de vacances pour chaque année de référence de 12 mois terminée. Dans le cas d’une année de référence normale, l’employé aura droit à au moins deux semaines de vacances 12 mois après sa date d’embauche et après chacune des quatre années de référence de 12 mois suivantes. Une fois la cinquième année de référence terminée, il aura droit à trois semaines de vacances pour l’année en question et pour chaque année de référence ultérieure.

Exemple : Année de référence normale

Ève a été embauchée le 1er juin 2014. Elle a une année de référence normale qui va du 1er juin au 31 mai. Ève avait accumulé deux semaines de vacances à la fin de sa première année de référence, soit du 1er juin 2014 au 31 mai 2015. Elle continue d’accumuler deux semaines de vacances au cours de chacune des trois années de référence suivantes, c’est-à-dire :

  • du 1er juin 2015 au 31 mai 2016;
  • du 1er juin 2016 au 31 mai 2017;
  • du 1er juin 2017 au 31 mai 2018.

Le 31 mai 2019, Ève aura accumulé cinq années d’emploi et aura donc droit à trois semaines de vacances à la fin de l’année de référence qui s’étend du 1er juin 2018 au 31 mai 2019. Elle aura également droit à trois semaines de vacances pour chaque année de référence terminée par la suite.

Si l’employeur établit une année de référence différente au moment de l’embauche de l’employé, celui-ci aura droit à des jours de vacances calculés au prorata sur la base de deux semaines de vacances par année pour la période tampon précédant le début de la première année de référence différente. L’employé aura ensuite droit à un minimum de deux semaines de vacances après chaque année de référence différente jusqu’à ce qu’il atteigne le seuil de cinq ans. À partir de ce moment, il aura droit à au moins trois semaines de vacances pour la cinquième année de référence et pour chaque année de référence ultérieure.

Exemple : Année de référence différente

Jocelyne a été embauchée le 1er septembre 2017. Son employeur a établi une année de référence différente, qui va du 1er janvier au 31 décembre. C’est donc dire que la période tampon de Jocelyne s’étend du 1er septembre 2017 au 31 décembre 2017. Elle a droit à des jours de vacances calculés au prorata sur la base de deux semaines de vacances pour la période tampon. (Consultez la section intitulée « Calcul des jours de vacances pour une période tampon » pour savoir comment effectuer le calcul.) La première année de référence de Jocelyne commencera le 1er janvier 2018 et se terminera le 31 décembre 2018. À la fin de cette période de 12 mois, elle aura accumulé deux semaines de vacances pour l’année de référence parce qu’elle compte moins de 5 ans d’emploi. Jocelyne aura accumulé cinq années d’emploi le 31 août 2022.

En outre, Jocelyne aura droit à deux semaines de vacances à la fin de chacune des années de référence suivantes :

  • du 1er janvier au 31 décembre 2019;
  • du 1er janvier au 31 décembre 2020;
  • du 1er janvier au 31 décembre 2021.

Comme Jocelyne aura atteint le seuil de cinq années d’emploi le 31 août 2022, elle aura droit à trois semaines de vacances pour l’année de référence prenant fin le 31 décembre 2022 ainsi que pour chaque année de référence terminée par la suite.

NOTA : L’employé qui ne termine pas l’année de référence ou la période tampon (le cas échéant) n’est pas admissible à une période de vacances aux termes de la LNE. Cependant, il accumule une indemnité de vacances sur son salaire. Par exemple, si un employé est payé à l’heure et qu’il travaille seulement une heure, il a droit à une indemnité de vacances correspondant à 4 % ou à 6 % de son salaire horaire.

Calcul des jours de vacances pour une période tampon

Lorsque l’employé a une semaine de travail normale

Les jours de vacances pour une période tampon sont calculés de la façon suivante : deux ou trois semaines (deux pour les employés dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans et trois pour ceux dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans) multipliées par le rapport (R) entre la durée de la période tampon et au plus 12 mois.

Nota : Le calcul des jours de vacances pour une période tampon ne sera basé sur trois semaines de vacances que si l’employeur passe d’une année de référence normale à une année de référence différente et que l’employé compte au moins cinq années d’emploi à la fin de la période tampon (voir l’exemple 2 ci-dessous).

Exemple 1

  • L’employé a une semaine de travail normale.
  • L’employé est embauché le 1er septembre et l’année de référence différente commence le 1er janvier suivant.
  • La période tampon s’étend du 1er septembre au 31 décembre (quatre mois).

Calcul des jours de vacances

  • R = 4 mois/12 mois
  • 2 semaines x 4/12 = 2/3 d’une semaine

Résultat : L’employé a droit à 0,67 semaine de vacances pour la période tampon.

Exemple 2

  • L’employé a une semaine de travail normale.
  • L’employé est embauché le 1er septembre 2014 et a une année de référence normale, qui s’étend du 1er septembre au 31 août.
  • L’employeur indique qu’à la fin de la cinquième année d’emploi de l’employé (31 août 2019), il établira une année de référence différente commençant le 1er janvier 2020. [Nota : L’employé compte cinq années d’emploi à la fin de l’année de référence normale prenant fin le 31 août 2019 et a donc droit à trois semaines de vacances pour l’année de référence s’étendant du 1er septembre 2018 au 31 août 2019.]
  • La période tampon s’étend du 1er septembre au 31 décembre (quatre mois).
  • L’employé comptera plus de cinq années d’emploi à la fin de la période tampon. Il aura donc droit à des jours de vacances calculés au prorata sur la base de trois semaines de vacances par année pour cette période tampon.

Calcul des jours de vacances pour la période tampon : 3 semaines X R (rapport entre la durée de la période tampon et 12 mois), où R = 4 mois (du 1er septembre au 31 décembre) divisés par 12 mois.

3 semaines X 4/12 = 1 semaine

Lorsque l’employé n’a pas une semaine de travail normale

Les jours de vacances pour une période tampon sont calculés de la façon suivante : deux ou trois semaines (deux pour les employés dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans et trois pour ceux dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans) multipliées par le nombre moyen de jours travaillés par semaine de travail au cours de la période tampon  (A), multiplié par le rapport entre la durée de la période tampon et 12 mois  (R).

Nota : Le calcul des jours de vacances pour une période tampon ne sera basé sur trois semaines de vacances que si l’employeur passe d’une année de référence normale à une année de référence différente et que l’employé compte au moins cinq années d’emploi à la fin de la période tampon.

Exemple

  • L’employé n’a pas une semaine de travail normale.
  • L’employé est embauché le 1er septembre et l’année de référence différente commence le 1er janvier suivant.
  • La période tampon s’étend du 1er septembre au 31 décembre et compte 17 semaines de travail.
  • L’employé a travaillé 51 jours au total au cours de ces 17 semaines de travail.

Calcul des jours de vacances

  • A = 51 jours/17 semaines de travail
  • R = 4 mois/12 mois
  • [(2 semaines × (51/17)) × (4/12)] = 2 jours

Délai pour prendre ses vacances

Les jours de vacances accumulés au cours d’une année de référence complète ou d’une période tampon doivent tous être accordés dans les dix mois suivant la fin de l’année de référence ou de la période tampon. L’employeur a le droit de prévoir les vacances de ses employés et a l’obligation de s’assurer que les jours de vacances sont prévus et pris avant la fin de cette période de dix mois.

Exemple

Richard est embauché le 24 février 2018. Son employeur a établi une année de référence différente, qui s’étend du 1er juillet au 30 juin. Le nombre de jours de vacances calculé au prorata que Richard accumule pendant la période tampon, du 24 février 2018 au 30 juin  2018, doit être pris dans les dix mois qui suivent la fin de la période tampon (soit dans les dix mois qui suivent le 30 juin 2018). Les jours de vacances que Richard accumule pendant l’année de référence, allant du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019, devront être pris dans les dix mois qui suivent la fin de l’année de référence (soit dans les dix mois qui suivent le 30 juin 2019).

Si la date limite pour prendre des vacances tombe pendant que l’employé est en congé (p. ex., un congé de maternité, un congé parental, un congé familial pour raison médicale), les vacances doivent être prises après le congé ou à une date ultérieure si l’employeur et l’employé y consentent par écrit ou sous forme électronique.

De la même façon, si le contrat d’un employé prévoit que ses vacances doivent être prises à l’intérieur d’une période déterminée à défaut de quoi il devra y renoncer, et que cette période se termine pendant que l’employé est toujours en congé, l’employé peut, malgré les dispositions de son contrat, repousser le moment de prendre ses vacances jusqu’à la fin de son congé ou les prendre à une date ultérieure si l’employeur et l’employé y consentent par écrit ou sous forme électronique.

Planification des vacances accumulées au cours d’une année de référence


IMPORTANT :Pour les employés dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans, les employeurs doivent prévoir que les vacances accumulées au cours de chaque année de référence s’échelonneront sur deux semaines consécutives ou correspondront à deux périodes d’une semaine chacune . Pour les employés dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans, les employeurs doivent prévoir que les vacances accumulées au cours de chaque année de référence s’échelonneront sur trois semaines consécutives ou correspondront à une période de deux semaines consécutives et à une autre d’une semaine ou à trois périodes d’une semaine non consécutives. Toutefois, l’employé peut prendre des périodes plus courtes s’il en fait la demande par écrit ou sous forme électronique et que l’employeur accepte par écrit ou sous forme électronique. Dans ce cas, il faut calculer le nombre de jours de vacances individuels auquel l’employé a droit.

Calcul du nombre de jours de vacances individuels accumulés pour une année de référence

Exemple 1 : Lorsque l’employé a une semaine de travail normale

L’employeur multiplie par deux[1] le nombre de jours que compte la semaine de travail normale de l’employé.

Calcul du nombre de jours de vacances individuels accumulés :

  • L’employé travaillait normalement le lundi, le mercredi et le vendredi, ou trois jours par semaine, au cours de l’année de référence précédente.
  • L’employé a donc droit à six jours de vacances individuels pour cette année de référence (3 jours × 2[2] = 6 jours).

Exemple 2 : Lorsque l’employé n’a pas une semaine de travail normale

L’employeur calcule le nombre moyen de jours travaillés chaque semaine au cours de l’année de référence complète la plus récente, puis multiplie ce résultat par deux[3].

Calcul du nombre de jours de vacances individuels accumulés :

  • L’employé a travaillé 149 jours au total au cours de l’année de référence précédente.
  • Une année compte 52,18 semaines.
  • Le nombre moyen de jours travaillés par semaine au cours de l’année serait :
    149 jours ÷ 52,18 semaines par année = 2,86 jours.
  • Le nombre de jours de vacances individuels auxquels l’employé aurait droit pour cette année serait :
    2[4] × 2,86 jours = 5,72 jours de vacances.

[1][2][3][4] Nota : Les exemples ci-dessus s’appliquent à un employé dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans. Il faut multiplier par trois dans le cas d’un employé ayant une période d’emploi d’au moins cinq ans.

Planification des vacances accumulées au cours d’une période tampon

Les jours de vacances accumulés pendant une période tampon sont calculés sous forme de jours individuels en fonction des formules précisées à la rubrique « Calcul des jours de vacances pour une période tampon » du chapitre intitulé « Vacances » de Votre guide de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.

Si le nombre de jours de vacances accumulés oscille entre deux et cinq jours inclusivement, les jours de vacances doivent être pris sur une période consécutive, à moins que l’employé ne demande par écrit ou sous forme électronique de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte par écrit ou sous forme électronique.

Si le nombre de jours de vacances accumulés pendant la période tampon totalise plus de cinq jours, les cinq premiers jours doivent être pris sur une période consécutive. Les autres jours peuvent être soit ajoutés aux cinq premiers jours, soit pris pendant une autre période de jours consécutifs, à moins :

  • que l’employé ne demande par écrit ou sous forme électronique de prendre ces jours sur des périodes plus courtes;
  • que l’employeur accepte par écrit ou sous forme électronique.

Renonciation aux vacances

Un employé peut renoncer à une partie ou à la totalité des vacances annuelles qu’il a accumulées avec l’accord écrit ou sous forme électronique de son employeur et l’autorisation du directeur des normes d’emploi du ministère du Travail. Cette approbation ne modifie en rien l’obligation de l’employeur de verser à l’employé une indemnité de vacances. L’employé peut renoncer à sa période de vacances, mais non pas à son indemnité de vacances.

Indemnité de vacances

Les employés doivent toucher une indemnité minimale de 4 % ou de 6 % du « salaire » brut qu’ils gagnent (à l’exclusion de l’indemnité de vacances) au cours de l’année de référence de 12 mois ou de la période tampon pour laquelle les vacances leur sont accordées.

  • L’employé dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans à la fin d’une année de référence ou d’une période tampon a droit à une indemnité de vacances représentant 4 % du salaire (à l’exclusion de l’indemnité de vacances) qu’il a gagné au cours de l’année de référence ou de la période tampon en question.
  • L’employé dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans à la fin d’une année de référence ou d’une période tampon a droit à une indemnité de vacances représentant 6 % du salaire (à l’exclusion de l’indemnité de vacances) qu’il a gagné au cours de l’année de référence ou de la période tampon en question.
  • L’employé qui atteint le seuil de cinq années d’emploi au milieu de l’année de référence ou de la période tampon a droit à une indemnité de vacances représentant 6 % du salaire (à l’exclusion de l’indemnité de vacances) qu’il a gagné au cours de l’année de référence ou de la période tampon en question. (Le fait que l’employé comptait ou non au moins cinq années d’emploi lorsque l’année de référence ou la période tampon a commencé n’a pas d’importance.)

Exemple 1 : La période d’emploi de l’employé est inférieure à cinq ans à la fin de l’année de référence

Jeanne travaille à temps partiel et son salaire brut au cours de l’année de référence est de 16 000 $. Elle a droit à une indemnité de vacances équivalant à 4 % de 16 000 $, donc à 640 $.

Exemple 2 : La période d’emploi de l’employé est inférieure à cinq ans à la fin de la période tampon

Jocelyne a été embauchée le 1er septembre, et son employeur a établi une année de référence différente, qui va du 1er janvier au 31 décembre. C’est donc dire que la période tampon de Jocelyne s’étend du 1er septembre au 31 décembre. Elle a gagné 13 050 $ au cours de la période tampon. Elle a droit à 4 % de 13 050 $ à titre d’indemnité de vacances, soit à 522 $.

Nota : La première année de référence de Jocelyne commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. À la fin de cette année de référence, elle aura accumulé une indemnité de vacances de 4 % sur son salaire parce qu’elle compte moins de cinq années d’emploi.

Exemple 3 : La période d’emploi de l’employé est d’au moins cinq ans à la fin de l’année de référence

Serge, qui travaille à temps partiel pour le même employeur depuis sept ans, a gagné un salaire brut de 16 000 $ au cours de l’année de référence. Il a droit à 6 % de 16 000 $ à titre d’indemnité de vacances, c’est-à-dire à 960 $.

Exemple 4 : L’employé atteint le seuil de cinq années d’emploi au milieu de l’année de référence

André comptait quatre années d’emploi au début de l’année de référence et il a atteint le seuil de cinq années d’emploi au milieu de l’année. Son salaire brut pour l’année de référence est de 16 000 $. C’est donc dire qu’il a droit à une indemnité de vacances représentant 6 % de 16 000 $, soit à 960 $.

Si le contrat de travail ou la convention collective d’un employé prévoit des vacances plus longues que celles prévues par la Loi, l’employé peut avoir droit à un pourcentage plus élevé de son salaire brut comme indemnité de vacances. Ainsi, un employé peut avoir droit à quatre semaines de vacances selon son contrat de travail et à une indemnité de vacances représentant 8 % de son salaire brut.

Le salaire à partir duquel l’indemnité de vacances est calculée comprend les éléments suivants :

  • salaire normal, y compris les commissions;
  • primes et cadeaux non discrétionnaires ou liés aux heures de travail, à la production ou au rendement;
  • rémunération des heures supplémentaires;
  • salaire pour jour férié;
  • indemnité de licenciement;
  • allocation pour chambre et repas.

Il ne comprend pas l’indemnité de vacances ou l’indemnité de cessation d’emploi (bien qu’en vertu de la LNE, ces dernières ne soient pas considérées comme faisant partie du salaire). Notez également que les montants suivants, qui, en vertu de la LNE, ne sont pas considérés comme faisant partie du salaire, ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’indemnité de vacances :

  • pourboires et gratifications;
  • primes et cadeaux discrétionnaires non liés aux heures de travail, à la production ou au rendement (p. ex., prime de Noël versée sans égard au rendement);
  • allocations de dépenses et de frais de déplacement;
  • allocations de subsistance
  • cotisations versées par un employeur à un régime d’avantages sociaux et prestations versées à un employé dans le cadre d’un régime d’avantages sociaux (p. ex., indemnité de maladie);
  • prestations d’assurance-emploi fédérales;
  • indemnité de cessation d’emploi.

Quand verser l’indemnité de vacances

Dans la plupart des cas, l’employé doit toucher l’indemnité de vacances qu’il a gagnée durant une année de référence complète ou une période tampon en un seul versement avant de prendre ses vacances. Il existe quatre exceptions à cette règle :

  1. Lorsque les vacances sont prises en périodes de moins d’une semaine. Dans ce cas, l’employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paye de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.
    • À titre d’exemple, Albert prend des vacances du 2 au 8 janvier inclusivement et le jour de paye normal pour cette période est le 30 janvier. Albert doit toucher son indemnité de vacances au plus tard le 30 janvier.
  2. Lorsque l’employé a convenu par écrit ou sous forme électronique que son indemnité de vacances lui serait versée chaque chèque de paye au fur et à mesure. Dans ce cas, le relevé de paye de l’employé doit indiquer clairement le montant de l’indemnité de vacances qui lui est versé et cette indemnité doit figurer séparément de toute autre indemnité qui pourrait lui être versée.

L’employeur peut aussi émettre un relevé de paye distinct pour l’indemnité de vacances.

Nota : L’employé qui a une période d’emploi inférieure à cinq ans et à qui l’indemnité de vacances accumulée est versée chaque jour de paie a droit à 4 % du salaire gagné au cours de chaque période de paie à titre d’indemnité de vacances. Lorsqu’il atteint le seuil de cinq années d’emploi, son indemnité de vacances passe à 6 % du salaire gagné pendant l’année de référence. L’employé a donc droit à 2 % de plus du salaire qu’il a gagné au cours de l’année de référence à la date où il a atteint le seuil de cinq années d’emploi. En outre, il a droit à une indemnité de vacances de 6 % sur le salaire gagné à compter de cette date.

Exemple : Versement de l’indemnité de vacances chaque période de paie

  • L’année de référence de Bernard s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
  • Bernard a atteint le seuil de cinq années d’emploi le 1er juillet.
  • Une indemnité de vacances de 4 % du salaire qu’il a gagné entre le 1er janvier et le 30 juin lui a été versée chaque jour de paie.
  • Le 1er juillet, lorsque Bernard a atteint le seuil de cinq années d’emploi, son indemnité de vacances sur le salaire gagné durant l’année de référence est passée de 4 % à 6 %.
  • L’employeur de Bernard doit ajouter à l’indemnité de vacances de 4 % du salaire gagné entre le 1er janvier et le 30 juin une indemnité de vacances supplémentaire de 2 %. Celle-ci doit être versée le jour de paie de la période de paie dans laquelle tombe le 1er juillet.

Bernard recevra donc chaque jour de paie une indemnité de vacances représentant 6 % du salaire qu’il a gagné entre le 1er juillet et le 31 décembre.

  1. Lorsque l’employé convient par écrit ou sous forme électronique que l’employeur peut lui verser l’indemnité de vacances à tout moment convenu.
  2. Lorsque l’employeur verse directement le salaire de l’employé dans un compte bancaire auprès d’une institution financière.
    • Dans ce cas, l’employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paye de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.

Quand l’emploi prend fin

Lorsque l’emploi prend fin (p. ex., l’employé quitte l’emploi ou est licencié), l’employé a droit à l’indemnité de vacances qu’il a gagnée et qui n’a pas encore été versée. Dans certains cas, cette indemnité comprendrait l’indemnité de vacances gagnée durant une année de référence ou une période tampon précédente ainsi que l’indemnité de vacances gagnée durant l’année de référence ou la période tampon en cours.

L’employé qui est licencié pendant une année de référence avant qu’il atteigne le seuil de cinq ans aura droit, au moment du licenciement, à une indemnité de vacances correspondant à 4 % du salaire qu’il a gagné au cours de la dernière année de référence (partielle) ainsi qu’à toute indemnité de vacances impayée qu’il a accumulée au cours des années de référence complètes antérieures.

L’employé qui a atteint le seuil de cinq années d’emploi avant ou pendant la dernière année de référence (partielle) et avant d’être licencié aura droit à une indemnité de vacances de 6 % du salaire gagné au cours de l’année en question ainsi qu’à toute indemnité de vacances impayée qu’il a accumulée au cours des années de référence complètes antérieures.

De plus, l’indemnité de vacances est payable sur l’indemnité de licenciement, mais pas sur l’indemnité de cessation d’emploi.


IMPORTANT : L’indemnité de vacances non versée doit être payée au plus tard le septième jour suivant la fin de l’emploi ou au prochain jour de paye de l’employé, selon la dernière éventualité.

Paiement de l’indemnité de vacances à la fin de l’emploi

Exemple 1 : Employé dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans au moment de la cessation d’emploi

Joanie a été embauchée le 1er avril 2017 et a une année de référence normale. Elle est rémunérée aux deux semaines. En date du 31 mars 2018, elle a accumulé deux semaines de vacances et une indemnité de vacances correspondant à 4 % du salaire gagné au cours de l’année de référence. Son employeur a prévu ses vacances pour la période de deux semaines commençant le 1er juin 2018 et son indemnité de vacances doit être payée avant le début de ses vacances. Cependant, Joanie quitte son emploi le 15 mai 2018. Lors de son départ, son employeur est tenu de lui verser l’indemnité de vacances gagnée au cours de l’année de référence allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 et l’indemnité de vacances gagnée au cours de sa dernière année de référence, laquelle n’a pas été terminée (soit 4 % du salaire touché entre le 1er avril 2018 et le 15 mai 2018).

L’indemnité de vacances doit être versée dans les sept jours suivant la date du départ de Joanie ou au plus tard le jour où elle aurait touché sa prochaine paie, selon la dernière éventualité. Puisque le 17 mai 2018 aurait été le prochain jour de paie de Joanie et que le 22 mai est le septième jour suivant la fin de l’emploi , Joanie doit recevoir son indemnité de vacances au plus tard le 22 mai 2018.

Exemple 2 : Employé dont la période d’emploi est d’au moins cinq ans au moment de la cessation d’emploi

Dini a été embauché le 1er juin 2013. Il a une année de référence différente, qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre. Il atteint le seuil de cinq années d’emploi le 31 mai 2018. Son emploi prend fin le 1er août 2018. Il n’a aucune indemnité de vacances impayée pour les années de référence complètes antérieures. L’indemnité de vacances de Dini pour sa dernière année de référence partielle est de 6 % du salaire gagné entre le 1er janvier 2018 et le 1er août 2018 parce qu’il a atteint le seuil de cinq ans avant que son emploi prenne fin.

Nota : L’indemnité de vacances doit être versée dans les sept jours suivant la date du licenciement de Dini ou au plus tard le jour où il aurait touché sa prochaine paie, selon la dernière éventualité.

Vacances et congés autorisés

Puisqu’il n’y a aucune interruption dans la relation d’emploi durant un congé (p. ex., un congé de maternité, un congé parental, un congé familial pour raison médicale), le temps consacré au congé est pris en compte dans l’établissement d’une année de référence ou d’une période tampon. Par exemple, un employé qui est en congé pour la totalité ou une partie seulement d’une année de référence aurait quand même accumulé deux ou trois semaines complètes de vacances (selon la durée de l’emploi) à la fin de cette année. L’indemnité de vacances accumulée durant cette année de référence correspondrait à au moins 4 % ou 6 % (selon la durée de l’emploi) du salaire gagné (à l’exclusion de l’indemnité de vacances) au cours de l’année (elle serait nulle si l’employé était en congé toute l’année et que ce congé était sans solde).

Un contrat entre un employeur et un employé peut stipuler que les vacances payées sont accumulées pendant le service actif (p.ex., 1,5 jour de vacances payées pour chaque mois de service ou 3 semaines de vacances payées pour chaque année de service). Un tel contrat pourrait ne pas permettre à l’employé d’accumuler une période de vacances ou une indemnité de vacances s’il est en congé. Cependant, comme l’employeur et l’employé n’ont pas le droit de signer un contrat qui ne respecte pas les normes d’emploi minimales, l’employeur doit s’assurer que l’employé reçoit le plus élevé des montants suivants :

  • la période de vacances et l’indemnité de vacances gagnées en vertu du contrat; ou
  • la période de vacances et l’indemnité de vacances minimales que l’employé aurait gagnées en vertu de la LNE

Exemple : Contrat de travail qui prévoit un nombre supérieur de jours de vacances fondé sur le service actif

Le contrat de travail d’Ingrid prévoit qu’elle gagne deux jours de vacances payées par mois de service actif. Autrement dit, sa période de vacances et son indemnité de vacances sont toutes les deux fonction de sa durée de service actif. Ingrid est en congé de maternité et en congé parental pendant six mois durant son année de référence.

À la fin de son année de référence, son employeur détermine qu’elle a accumulé 12 jours de vacances payées aux termes de son contrat de travail. Étant donné qu’elle travaille normalement cinq jours par semaine, elle a accumulé suffisamment de vacances en vertu de son contrat pour excéder les deux semaines minimales exigées aux termes de la LNE pour un employé dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans (elle n’aurait accumulé que 10 jours de vacances payées). De plus, le salaire rémunéré à la suite de l’accumulation de 12 jours de vacances payées dépasse les 4 % du salaire qu’elle a effectivement gagné pendant l’année de référence. (Puisque le congé d’Ingrid était sans solde, elle n’a gagné un salaire que six mois de l’année; 4 % de ce salaire aurait été environ égal au salaire de cinq journées de travail.)

Exemple : Obligation d’accorder aux employés au moins le nombre minimum de jours de vacances prévu par la LNE

Le contrat de travail d’Anthony prévoit qu’il accumule trois semaines de vacances payées pour chaque année de service actif. Anthony est en congé parental pendant huit mois durant son année de référence. À la fin de celle-ci, sa période d’emploi est de quatre ans. En vertu de son contrat de travail, Anthony a gagné le tiers des trois semaines de vacances payées qu’il gagnerait autrement durant une année. Autrement dit, il a accumulé une semaine de vacances payées pour l’année de référence. Son employeur doit toutefois s’assurer qu’Anthony reçoit au moins les deux semaines de vacances minimales auxquelles il a droit en vertu de la LNE pour un employé dont la période d’emploi est inférieure à cinq ans ainsi qu’une indemnité de vacances de 4 %. L’employeur devra donc fournir à Anthony une autre semaine de vacances et s’assurer que la semaine de vacances payées gagnée en vertu du contrat correspond à au moins 4 % du salaire qu’il avait réellement gagné durant l’année de référence. (Dans cette situation, il est peu probable que l’employeur doive verser plus d’indemnité de vacances, puisque, en règle générale, 4 % du salaire gagné au cours d’une période de quatre mois correspondront à moins d’une semaine de travail.)

Relevés de vacances

L’employeur a l’obligation de tenir des dossiers relatifs à chacun de ses employés sur :

  • les jours de vacances que les employés ont accumulés depuis la date d’embauche, mais qu’ils n’ont pas pris avant le début de l’année de référence;
  • les jours de vacances accumulés pendant l’année de référence; les jours de vacances pris (le cas échéant) pendant l’année de référence;
  • le solde des jours de vacances à la fin de l’année de référence;
  • l’indemnité de vacances accumulée au cours de l’année de référence et son mode de calcul;
  • l’indemnité de vacances versée pendant l’année de référence;
  • le salaire qui a permis de calculer l’indemnité de vacances et la période à laquelle ce salaire fait référence.

Les relevés de vacances doivent être conservés pendant cinq ans.

Quand il est question d’une période tampon (voir ci-dessus), l’employeur doit également tenir des dossiers relatifs à chacun de ses employés sur :

  • les jours de vacances que les employés ont accumulés pendant la période tampon;
  • les jours de vacances pris pendant la période tampon (le cas échéant);
  • les jours de vacances accumulés au cours de la période tampon (le cas échéant), mais qu’ils n’ont pas pris pendant la période tampon;
  • l’indemnité de vacances accumulée pendant la période tampon et son mode de calcul;
  • l’indemnité de vacances versée pendant la période tampon;
  • le salaire qui a permis de calculer l’indemnité de vacances et la période à laquelle ce salaire fait référence.

Ces dossiers doivent être préparés au plus tard sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence si les dossiers mentionnent une période tampon) ou le premier jour de paye après la fin de la période tampon ou de l’année de référence, selon la dernière de ces dates à survenir.

Les employés peuvent demander par écrit un relevé contenant les renseignements figurant dans les dossiers de vacances de l’employeur. L’employeur est tenu de fournir ces renseignements au plus tard :

  • sept jours après la demande, ou
  • le premier jour de paye qui suit la date de la demande de l’employé, mais sous réserve des conditions suivantes :

Si l’employé demande des renseignements au sujet de l’année de référence en cours ou de la période tampon, l’employeur doit lui fournir les renseignements à la plus tardive des dates suivantes :

  • sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence dans le cas d’une période tampon), ou
  • le premier jour de paye qui suit la fin de la période tampon ou de l’année de référence.

IMPORTANT : L’employeur n’est tenu de fournir des renseignements sur l’année de référence ou la période tampon qu’une seule fois.

Si l’employé a accepté par écrit ou sous forme électronique que l’indemnité de vacances qui s’accumule durant une période de paye soit versée le jour de paye pour cette période de paye, l’employeur n’est pas tenu de :

  • préparer ou de conserver des dossiers sur le montant de l’indemnité de vacances versé durant une année de référence ou une période tampon, ou sur le montant du salaire qui a servi aux fins de calcul de cette indemnité de vacances; ou de
  • fournir un relevé comprenant les données sur l’indemnité de vacances et la période de vacances telles qu’elles figurent dans les dossiers de l’employeur (comme indiqué ci-dessus).

Rappel : Dans cette situation, l’employeur doit néanmoins :

  • rendre compte de l’indemnité de vacances qui est payée séparément du montant de tout autre salaire sur le relevé de paye habituel; ou
  • remettre à l’employé un relevé distinct qui fait état du paiement de l’indemnité de vacances.

L’employeur doit également tenir un dossier des renseignements sur l’indemnité de vacances figurant dans le relevé de paye ou un relevé distinct, selon le cas.

Liste de vérification – Indemnité de vacances

Les employeurs doivent s’assurer des points suivants :

  • Les employés reçoivent au moins deux ou troissemaines de vacances par année de référence en plus des jours de vacances calculés pour la période tampon.
  • Les employés reçoivent une indemnité de vacances d’au moins 4 % ou 6 % du salaire brut (indemnité de vacances et indemnité de cessation d’emploi exclues) qu’ils ont gagné au cours de la période de l’année de référence (12 mois) et/ou de la période tampon (le cas échéant).
  • Les périodes d’emploi effectif et d’emploi ineffectif comptent dans l’année de référence et dans la période tampon.
  • Les employeurs accordent aux employés au minimum deux ou trois semaines de vacances qu’ils ont accumulées pendant l’année de référence dans les dix mois qui suivent la fin de l’année de référence.
  • Les jours de vacances que l’employé a accumulés au cours d’une période tampon doivent lui être accordés dans les dix mois qui suivent la fin de l’année tampon.
  • Les jours de vacances doivent être pris en semaines complètes, à moins que l’employé ne demande par écrit ou sous forme électronique de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte par écrit  ou sous forme électronique.
  • L’indemnité de vacances est payée à l’employé :
    • en un seul versement avant qu’il prenne ses vacances ou, si l’employé prend des vacances de moins d’une semaine, elle est versée au plus tard le jour de paye pour la période durant laquelle tombent les vacances;
    • chaque jour de paye, si l’employé y a consenti par écrit ou sous forme électronique;
    • au plus tard le jour de paye pour la période durant laquelle tombent les vacances (si elle est versée par dépôt direct);
    • à une autre date à laquelle l’employé a consenti par écrit ou sous forme électronique.
  • Au moment de verser l’indemnité de vacances, l’employeur remet à l’employé un relevé de paye où figure distinctement l’indemnité de vacances ou un relevé distinct où figure cette information.
  • Toute indemnité de vacances qui n’a pas été versée à un employé dans les sept jours suivant la fin de l’emploi ou au prochain jour de paye de l’employé, selon la dernière éventualité.
  • Les dossiers des jours de vacances et de l’indemnité de vacances doivent être préparés dans les sept jours suivant la fin de l’année de référence de l’employé.
  • Les dossiers des jours de vacances et de l’indemnité de vacances sont conservés pendant une période de cinq ans suivant la consignation de ces renseignements.

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