Le présent guide a été préparé pour aider les employeurs et les employés à comprendre un certain nombre de leurs droits et obligations en vertu de la Loi sur les normes d’emploi (LNE) et ses règlements. Il ne remplace pas la LNE et ses règlements et vous ne devriez pas considérer qu’il vous offre des conseils juridiques sur votre situation particulière.

Les employeurs doivent tenir des dossiers et y consigner certains renseignements relatifs à leurs employés. Il existe de nombreux formulaires à cet effet. (Reportez-vous, par exemple, à l’Association canadienne de la paie)

La Loi sur les normes d’emploi (LNE) exige des employeurs qu’ils tiennent des dossiers écrits sur chacun de leurs employés pendant un certain temps. Les dossiers peuvent être tenus par l’employeur ou par une personne qu’il a chargée de le faire (un comptable ou un service de paye, par exemple). Quelle que soit la personne qui tient les dossiers, un agent des normes d’emploi du ministère du Travail doit pouvoir les consulter facilement.

D’autres chapitres de ce guide comprennent une liste de vérification des dossiers relatifs à la norme abordée. Vous trouverez ci-dessous une liste de règles s’appliquant à la tenue de dossiers.

Règles particulières

  1. Les noms, adresse et date du début de l’emploi de chaque employé doivent être conservés pendant une période de trois ans suivant la fin de l’emploi.
  2. La date de naissance de tout étudiant de moins de 18 ans doit être consignée et conservée jusqu’à son 21e anniversaire de naissance ou pendant une période de trois ans suivant la fin de l’emploi, selon la première éventualité.
  3. Le nombre d’heures de travail par jour et par semaine travaillées par les employés ne touchant pas de salaire doit être consigné. Dans le cas des employés salariés (ceux qui touchent une somme fixe pour chaque période de paye, qui ne varie pas en fonction des heures travaillées, à moins qu’ils aient travaillé plus de 44 heures dans une même semaine), les employeurs doivent consigner le nombre d’heures travaillées en sus de leur semaine de travail normale et le nombre d’heures en sus de 8 heures par jour (ou en sus du nombre d’heures que comporte sa journée de travail normale).
  4. L’employeur doit conserver tous les documents se rapportant à un congé pris par un employé (y compris un congé de maternité, un congé parental, un congé familial pour raison médicale, etc.) pendant une période de trois ans suivant le jour où le congé a pris fin.
  5. Si un employeur emploie des travailleurs à domicile, il doit tenir un registre indiquant leurs noms, adresse et taux de salaire. Ce registre doit être conservé pendant une période de trois ans suivant le moment où le travailleur à domicile cesse de travailler pour cet employeur.

Liste de vérification – Tenue de dossiers

Les employeurs doivent s’assurer de pouvoir répondre par l’affirmative à la question suivante :

  • Votre tenue de dossiers respecte-t-elle les cinq règles particulières décrites ci-dessus?

Conseil aux employés :

  • Bien que l’employeur soit tenu de consigner des dossiers, il pourrait être utile pour les employés de tenir un relevé quotidien d’heures travaillées.

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