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Versement des salaires et relevés de paye

Le présent guide a été préparé pour aider les employeurs et les employés à comprendre un certain nombre de leurs droits et obligations en vertu de la Loi sur les normes d’emploi (LNE) et ses règlements. Il ne remplace pas la LNE et ses règlements et vous ne devriez pas considérer qu’il vous offre des conseils juridiques sur votre situation particulière.

Des relevés et registres de paye justes (souvent appelés fiches de paye) sont des éléments importants d’une bonne entreprise. De plus, la Loi sur les normes d’emploi (LNE) les exige. Préparer et remettre des relevés de paye remplit trois fonctions importantes :

  1. montrer que l’employeur fait preuve de transparence au sujet du salaire et de la forme de rémunération de ses employés;
  2. montrer que l’employeur se conforme à la LNE en produisant des relevés justes;
  3. éviter à l’employeur d’être aux prises avec des différends potentiels concernant la paye, car il aura documenté tous les renseignements nécessaires.

Un employeur doit :

  1. établir une période de paye répétitive et un jour de paye répétitif;
  2. verser à l’employé la totalité du salaire gagné au cours d’une période de paye, exception faite de l’indemnité de vacances qu’il accumule, au plus tard au jour de paye pour cette période.

Les relevés de paye assurent une bonne compréhension entre les employeurs et les employés, en montrant que l’employé a été rémunéré pour les heures travaillées, de la manière convenue par les deux parties.

Exigences liées aux relevés de paye

Le relevé de paye qu’un employeur remet à ses employés doit comporter les renseignements suivants :

  • la période de paye à laquelle s’applique le salaire;
  • le taux de salaire (s’il y en a un);
  • le salaire brut (salaire avant impôt et toute autre retenue) et la façon dont il est calculé (à moins que ce renseignement ne soit communiqué à l’employé d’une autre façon, comme dans son contrat de travail);
  • le montant et l’objet de chaque retenue;
  • les montants présumés versés à l’employé en raison des dispositions sur la chambre et les repas (le cas échéant);
  • le salaire net.

Le relevé de paye doit être fourni par écrit ou par courriel si l’employé peut s’en faire une copie papier à son lieu de travail.

L’employeur doit conserver une copie des informations que contient chaque relevé de paye pour une période de trois ans à partir du moment où il a été remis.

Exemple de période de paye

Dans l’exemple qui suit, la période de paye s’échelonne du vendredi 11 au jeudi 17, et le jour de paye pour cette période est le mercredi 23.

Calendrier illustrant une période de paye normale et un jour de paye normal

Dans cet exemple, la totalité du salaire qu’a touché un employé durant la période de paye allant du 11 au 17 du mois doit être payée le 23. (Les heures travaillées entre le 18 et le 24 seront payées le 30.)


IMPORTANT : Certains employés gagnent des commissions fondées sur le volume de leurs ventes. Dans ce cas, il arrive souvent que la commission ne soit « gagnée » complètement que lorsque les biens ou services ont été livrés au client et que l’employeur a reçu le paiement. Cette pratique est acceptable si l’employé y consent expressément ou implicitement.

Liste de vérification – Relevé de paye

Assurez-vous de pouvoir répondre par l’affirmative aux questions suivantes :

  • Une période de paye répétitive et un jour de paye répétitif ont-ils été établis à votre lieu de travail?
    Veuillez noter que selon la loi, les employeurs doivent établir une période de paye répétitive et un jour de paye répétitif.Veuillez noter que selon la loi, les employeurs doivent établir une période de paye répétitive et un jour de paye répétitif.
  • Les employés reçoivent-ils un relevé de paye écrit (fiche de paye) au jour normal de paye?
    Veuillez noter que la loi exige des employeurs qu’ils remettent des relevés de paye à leurs employés.

Veuillez vérifier que les renseignements obligatoires suivants figurent sur vos relevés de paye :

  • Date de début et de fin de la période de travail à laquelle s’applique le salaire;
  • Taux de salaire, le cas échéant (p. ex., 15 $ l’heure);
  • Salaire brut versé (avant toute retenue);
  • Si une indemnité de vacances est comprise dans cette paye, les renseignements y ayant trait doivent être indiqués à un endroit distinct du relevé de paye ou doivent figurer sur un relevé séparé;
  • Méthode utilisée pour calculer le salaire brut (à moins que ce renseignement ne soit communiqué d’une autre façon);
  • Le montant et l’objet de chaque retenue du salaire brut;
  • Le salaire net versé;

Avis aux employés :

  • Bien que l’employeur soit tenu de tenir des dossiers et de consigner les renseignements qui ont servi à créer les relevés de paye, il peut être utile pour les employés de conserver les relevés de paye qui leur sont remis.

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