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Période et indemnité de vacances

Cette norme d'emploi a deux volets : l'un porte sur la période de vacances et l'autre sur l'indemnité de vacances. Certains employés occupent des emplois qui ne sont pas assujettis aux dispositions de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (la Loi) relatives aux vacances payées. Pour obtenir des renseignements sur les exemptions, reportez-vous à l'Outil de vérification des règles spéciales.

Les employés ayant accumulé moins de cinq années d'emploi ont droit à deux semaines de vacances après chaque année de référence de 12 mois , alors que ceux qui ont accumulé cinq années d'emploi ou plus ont droit à trois semaines de vacances. Normalement, une année de référence est une période répétitive de 12  mois qui commence le jour où l'employé est embauché. Lorsque l'employeur a établi une année de référence différente qui ne débute pas à la date d'anniversaire de l'embauche de l'employé, celui-ci a droit à des jours de vacances calculés au prorata pour la période (appelée «  période tampon  ») précédant le début de l'année de référence différente.

L'indemnité de vacances représente au moins quatre pour cent du salaire «  brut  » (indemnité de vacances exclue) accumulé au cours de l'année de référence de 12 mois ou au cours de la période tampon (le cas échéant ) pour les employés ayant accumulé moins de cinq années d'emploi. Ceux qui ont cinq années d'emploi ou plus à la fin d'une année de référence de 12 mois ou d'une période tampon (s'il y a lieu) ont droit à au moins six pour cent du salaire brut gagné lors de l'une ou l'autre de ces périodes.

Le contrat de travail ou la convention collective d'un employé peut offrir des droits ou des avantages supérieurs en ce qui a trait à la période de vacances ou à l'indemnité de vacances.

L'employé qui ne termine pas l'année de référence ou la période tampon (le cas échéant) n'est pas admissible à des vacances payées aux termes de la Loi. Cependant, il accumule une indemnité de vacances sur son salaire. Par conséquent, même si l'employé ne travaille que pendant une heure pour un employeur, il a droit à une indemnité de vacances correspondant à au moins quatre pour cent (ou six pour cent, selon la durée de son emploi) de son salaire horaire.

Définitions clés

Année de référence
période de 12 mois au cours de laquelle les employés accumulent des vacances.
Année de référence normale
période répétitive de 12 mois qui commence le jour où l'employé est embauché.
Année de référence différente
période répétitive de 12 mois établie par l'employeur qui commence à une date autre que la date d'embauche de l'employé (p. ex., l'employé est embauché le 1er juin, mais l'employeur a établi une année de référence différente qui commence le 1er septembre).
Période tampon
période qui s'étend de la date d'embauche au début de la première année de référence différente ou période qui s'étend de la fin d'une année de référence normale au début d'une année de référence différente où l'employeur passe d'une année de référence normale à une année de référence différente (p. ex., si un employeur a établi une année de référence différente qui s'étend du 1er janvier au 31 décembre et que l'employé est embauché le 1er septembre, la période tampon serait du 1er septembre au 31 décembre).

L'année de référence et la période tampon comprennent le temps que l'employé passe loin du travail pour les motifs suivants : 

  • mise à pied;
  • maladie ou accident;
  • congé de maternité, congé parental, congé de maladie, congé pour obligations familiales, congé de deuilà, congé familial pour les aidants naturels, congé d'urgence déclarée, congé familial pour raison médicale, congé en cas de maladie grave, congé pour don d'organe, congé de réserviste et congé en cas de décès ou de disparition d'un enfant dans des circonstances criminelles;
  • autorisation d'absence (c'est-à-dire qu'il n'y a aucune interruption dans la relation d'emploi).
Règles provisoires
L'accroissement du droit à des vacances et de l'indemnité de vacances (trois semaines de vacances et indemnité de vacances de six pour cent) pour les employés ayant accumulé cinq années d'emploi ou plus s'applique seulement à l'année de référence ou aux périodes tampons qui se terminent le ou après le 31 décembre 2017. Les employeurs ne sont pas tenus d'accorder ces augmentations si l'année de référence ou la période tampon a pris fin avant le 31 décembre 2017.

Exemple 1

Le 1er mars 2017, Oscar avait accumulé quatre ans d'emploi chez son employeur. Il a une année de référence différente qui va du 1er novembre au 31 octobre. Il avait droit à deux semaines de vacances annuelles et à une indemnité de vacances de quatre pour cent (accumulée à l'égard du salaire gagné durant l'année de référence) après avoir terminé l'année de référence qui a commencé le 1er novembre 2016 et s'est terminée le 31 octobre 2017.

Cela dit, pour l'année de référence qui commence le 1er novembre 2017 et se termine le 31 octobre 2018, Oscar a droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances de six pour cent accumulée à l'égard du salaire gagné durant cette année de référence, étant donné qu'il avait accumulé cinq ans d'emploi au moment où il a terminé ladite année de référence, qui s'est terminée le ou après le 31 décembre 2017.

Oscar aura droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances de six pour cent à l'expiration de chaque année de référence subséquente.

Exemple 2

Jacques a été engagé par son employeur le 1er juin 2001. Il a une année de référence standard qui va du 1er juin au 31 mai. Il a accumulé deux semaines de vacances et une indemnité de vacances de quatre pour cent (accumulée à l'égard du salaire gagné durant cette année de référence) pour chacune de ces années qu'il a terminées entre sa date d'embauche et le 31 mai 2017. Malgré le fait qu'il avait accumulé plus de cinq années d'emploi en date du 31 mai 2006, il n'avait pas droit à des vacances annuelles additionnelles étant donné que ces années de référence se sont terminées avant le 31 décembre 2017.

Cela dit, pour l'année de référence qui commence le 1er juin 2017 et se termine le 31 mai 2018, Jacques a droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances de six pour cent accumulée à l'égard du salaire gagné durant cette année de référence, étant donné qu'elle se termine le ou après le 31 décembre 2017.

Jacques aura droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances de six pour cent à l'expiration de chaque année de référence subséquente.

Journées de vacances

Le droit à deux ou trois semaines de vacances annuelles est déterminé en fonction de la période d'emploi accumulée par l'employé à la fin de chaque année de référence. Si l'employé travaille pour l'employeur depuis moins de cinq ans à la fin de l'année de référence, il a droit à deux semaines de vacances pour cette année-là. De même, s'il a accumulé une période d'emploi de cinq ans ou plus à la fin de l'année de référence, il aura droit à trois semaines de vacances pour cette année-là.

Par exemple, un employé qui atteint le seuil des cinq années d'emploi 10 mois avant la fin de l'année de référence et un autre employé qui atteint ce seuil tout juste une journée avant la fin de l'année de référence auront tous deux droit à trois semaines de vacances pour cette année de référence.

Un contrat d'emploi ou une convention collective pourrait prévoir un droit accru à des vacances annuelles.

Année de référence standard

Si l'année de référence est une année de référence normale, l'employé aura droit à au moins deux semaines de vacances payées . S'il s'agit d'une année de référence standard, 12 mois après la date d'embauche, l'employé aura droit à au moins deux semaines de vacances. L'employé aura aussi droit à deux semaines de vacances après avoir terminé chacune des quatre années de référence de douze mois subséquentes. Il aura ensuite droit à trois semaines de vacances après avoir terminé la cinquième année de référence et pour chaque année de référence subséquente.

Exemple : année de référence standard

Ève a été engagée le 1er juin 2014. Elle a une année de référence standard qui va du 1er juin de chaque année au 31 mai de l'année suivante :
Ève a accumulé deux semaines de vacances après avoir terminé sa première année de référence qui allait du 1er juin 2014 au 31 mai 2015. Elle a aussi ensuite accumulé deux semaines de vacances durant chacune des trois années de référence suivantes :

  • du 1er juin 2015 au 31 mai 2016;
  • du 1er juin 2016 au 31 mai 2017;
  • du 1er juin 2017 au 31 mai 2018.

Le 31 mai 2019, Ève avait accumulé cinq ans d'emploi et elle aura donc droit à trois semaines de vacances pour l'année de référence qui va du 1er juin 2018 au 31 mai 2019. Elle aura droit à trois semaines de vacances pour chaque année de référence subséquente qu'elle aura accumulée.

Année de référence différente

Si un employeur établit une année de référence différente, l'employé aura droit à une période de deux semaines de vacances annuelles établie au prorata de la période tampon précédant le début de la première année de référence différente. L'employé aura ensuite droit à au moins deux semaines de vacances annuelles après avoir terminé chaque année de référence différente jusqu'à ce qu'il atteigne le seuil des cinq années d'emploi. Après avoir terminé l'année de référence lors de laquelle il aura atteint ce seuil, l'employé aura droit à trois semaines de vacances pour cette année de référence et pour chaque année de référence subséquente qu'il aura accumulée.

Exemple : année de référence différente

Jocelyn a été engagé le 1er septembre 2017. L'employeur a établi une année de référence différente allant du 1er janvier au 31 décembre. Cela signifie que la période tampon de Jocelyn va du 1er septembre au 31 décembre. Il a droit à une période de vacances établie au prorata de la période tampon. (Voir comment calculer ce droit dans la section intitulée « Calcul des jours de vacances pour la période tampon »).  Sa première année de référence ira du 1er janvier au 31 décembre 2018. Après avoir travaillé durant cette période de 12 mois, il aura accumulé deux semaines de vacances pour l'année de référence étant donné qu'il travaille depuis moins de cinq ans. Il aura accumulé cinq ans d'emploi le 31 août 2022.

Jocelyn aura aussi droit à deux semaines de vacances annuelles lorsqu'il aura travaillé durant l'ensemble de chacune des années de référence suivantes :

  • du 1er janvier au 31 décembre 2019;
  • du 1er janvier au 31 décembre 2020;
  • du 1er janvier au 31 décembre 2021.

Comme Jocelyn aura atteint le seuil des cinq années d'emploi le 31 août 2022, il aura droit à trois semaines de vacances pour l'année de référence qui se terminera le 31 décembre de la même année. Il aura ensuite droit à trois semaines de vacances pour chaque année de référence accumulée par la suite.

Remarque : Un employé qui ne travaille pas durant toute l'année de référence ou toute la période tampon (s'il y a lieu) n'est pas admissible à des vacances en vertu de la Loi, mais il accumule une indemnité de vacances au fur et à mesure qu'il touche un salaire. Par conséquent, même si un employé payé à l'heure ne travaille qu'une heure, il a quand même droit à une indemnité de vacances équivalant à quatre ou six pour cent de son taux horaire.

Calcul des jours de vacances pour la période tampon

Lorsque l'employé a une semaine de travail normale

Le droit à des vacances annuelles pour une période tampon équivaut à deux ou trois semaines de vacances (deux semaines pour les employés avec moins de cinq ans d'emploi et trois semaines pour les employés ayant cinq ans d'emploi ou plus) multiplié par le rapport  (R) entre la durée de la période tampon et une période de 12 mois.

Remarque : Le calcul des vacances annuelles pour la période tampon sera effectué en fonction de trois semaines de vacances seulement si l'employeur convertit une année de référence standard en une année de référence différente et si l'employé a accumulé cinq années d'emploi ou plus à la fin de la période tampon (voir l'exemple 2 plus loin).

Exemple 1

  • L'employé a une semaine de travail normale.
  • L'employé est embauché le 1er septembre et l'année de référence différente commence le 1er janvier.
  • La période tampon s'étend du 1er septembre au 31 décembre (4 mois).

Calcul des jours de vacances pour la période tampon :  2 semaines × R (rapport entre la période tampon et 12 mois), où R = 4 mois/12 mois

2 semaines × 4/12 = 2/3 d'une semaine

L'employé n'a pas une semaine de travail normale

Les jours de vacances pour une période tampon sont calculés de la façon suivante : deux (2) semaines multiplié par le nombre moyen de jours de travail par semaine de travail au cours de la période tampon (A), multiplié par le rapport entre la durée de la période tampon et 12 mois (R).

Exemple 2

  • L'employé a une semaine de travail normale
  • L'employé a été engagé le 1er septembre 2014 et il a une année de référence standard qui va du 1er septembre au 31 août de chaque année. 
  • L'employeur indique qu'à la fin de la cinquième année d'emploi de l'employé (qui surviendra le 31 août 2019), il passera à une année de référence différente qui commencera le 1er janvier 2020.  [Remarque : L'employé avait accumulé cinq ans d'emploi après avoir terminé l'année de référence qui se terminait le 31 août 2019 et il avait donc droit à trois semaines de vacances pour l'année de référence qui a commencé le 1er septembre 2018 et s'est terminée le 31 août 2019.]
  • La période tampon de l'employé qui précède l'année de référence différente va du 1er septembre au 31 décembre 2019.
  • L'employé aura accumulé plus de cinq ans d'emploi à la fin de la période tampon et il aura donc droit à une période de trois semaines de vacances établie au prorata de cette période tampon qui sera calculée comme suit :

Calcul des jours de vacances pour la période tampon : 3 semaines X R (rapport entre la période tampon et 12 mois), où R = 4 mois (1er septembre au 31 décembre) divisé par 12 mois.

3 semaines X 4/12 = une semaine

Lorsque l'employé n'a pas de semaine de travail normale

Dans ce scénario, deux ou trois semaines de vacances annuelles sont accordées à l'égard d'une période tampon (deux semaines pour les employés ayant accumulé moins de cinq ans d'emploi et trois semaines pour les employés qui en ont accumulé cinq ou plus); il faut ensuite multiplier ce nombre de semaines de vacances par le nombre moyen de jours travaillés par semaine de travail durant la période tampon (A ) et par le rapport entre la durée de la période tampon et 12 mois (R).

Remarque : Le calcul des jours de vacances pour la période tampon sera effectué en fonction d'une période de trois semaines de vacances seulement si un employeur convertit une année de référence standard en une année de référence différente et si l'employé a accumulé cinq ans d'emploi ou plus à la fin de la période tampon.

  • L'employé n'a pas une semaine de travail normale.
  • L'employé est embauché le 1er septembre et l'année de référence différente commence le 1er janvier.
  • La période tampon s'étend du 1er septembre au 31 décembre et compte 17 semaines de travail. L'employé a travaillé 51 jours au total au cours de ces 17 semaines de travail.

Calcul des jours de vacances pour la période tampon : 2 semaines × A x R, où A = 51 jours/17 semaines de travail et R = 4 mois/12 mois

2 semaines × 51/17 × 4/12 (ou 2 semaines × 3 jours/semaine × 1/3) = 2 jours

Délai pour prendre ses vacances

Les vacances annuelles accumulées à l'égard d'une année de référence ou d'une période tampon complète doivent être prises dans les dix mois suivant la fin de cette année de référence ou de cette période tampon. L'employeur a le droit de prévoir les vacances annuelles et a l'obligation de s'assurer que les vacances sont prévues et sont prises avant la fin de cette période de dix mois.

Exemple

Richard a été embauché le 24 février 2018. Son employeur a établi une année de référence différente, qui s'étend du 1er juillet au 30 juin. Le nombre de jours de vacances calculé au prorata que Richard accumule pendant la période tampon, du 24 février 2014 au 30 juin 2018, doit être pris dans les dix mois qui suivent la fin de la période tampon (soit dans les dix mois qui suivent le 30 juin 2018). Les vacances que Richard accumule pendant l'année de référence, allant du 1er juillet 2014 au 30 juin 2015, devront être prises dans les dix mois qui suivent la fin de l'année de référence (soit dans les dix mois qui suivent le 30 juin 2019).

Si la date limite pour prendre des vacances, énoncée dans la Loi, tombe pendant que l'employé est en congé de maternité, en congé parental, en congé de maladie, en congé pour obligations familiales, en congé de deuilà, en congé d'urgence déclarée, en congé familial pour les aidants naturels, en congé familial pour raison médicale, en congé en cas de maladie grave, en congé pour don d'organe, en congé de réserviste, en congé en cas de violence familiale ou sexuelle ou en congé en cas de décès ou de disparition d'un enfant dans des circonstances criminelles, les vacances doivent être prises après le congé ou à une date ultérieure si l'employeur et l'employé y consentent par voie électronique ou par écrit.

De la même façon, si le contrat d'un employé prévoit qu'une partie ou la totalité de ses vacances doit être prise à l'intérieur d'une période déterminée qui tombe un jour où l'employé est en congé et que l'employé devrait autrement renoncer à la totalité ou à une partie de ses vacances en vertu du contrat, l'employé peut repousser le moment de prendre ses vacances jusqu'à la fin du congé ou les prendre à une date ultérieure si l'employeur et l'employé y consentent par écrit.

Comment prévoir les vacances annuelles accumulées au cours d'une année de référence

Les vacances accumulées au cours de l'année de référence doivent s'échelonner sur deux  semaines consécutives ou correspondre à deux périodes d'une semaine chacune. Pour les employés dont la période d'emploi est de moins de cinq ans, l'employeur est tenu de prévoir les journées de vacances accumulées à l'égard de chaque année de référence en un bloc de deux semaines ou en deux blocs d'une semaine. Pour les employés dont la période d'emploi est de plus de cinq ans, l'employeur doit prévoir les journées de vacances accumulées à l'égard de chaque année de référence en :

  • un bloc de trois semaines;
  • une période de deux semaines et une période d'une semaine période; ou
  • trois périodes d'une semaine.

Dans un cas comme dans l'autre, cela ne s'applique pas sauf si l'employé demande par écrit de prendre des périodes plus courtes et que l'employeur y consent par voie électronique ou par écrit. En pareil cas, il sera nécessaire de calculer le nombre de jours de vacances individuels auquel l'employé a droit.

Calcul du nombre de jours de vacances individuels accumulés à l'égard d'une année de référence

Exemple : L'employé a une semaine de travail normale

L'employeur multiplie par deux le nombre de jours que compte la semaine de travail normale de l'employé.

  • L'employé travaillait normalement le lundi, le mercredi et le vendredi, soit trois jours par semaine, au cours de l'année de référence précédente.
  • L'employé a donc droit à 6 jours de vacances individuels pour cette année de référence.

Exemple : L'employé n'a pas une semaine de travail normale

L'employeur calcule le nombre moyen de jours travaillés chaque semaine au cours de l'année de référence complète la plus récente, puis multiplie ce résultat par deux.

  • L'employé a travaillé 149 jours au total au cours de l'année de référence précédente.
  • Une année compte 52,14 semaines.
  • Le nombre moyen de jours travaillés par semaine au cours de l'année serait : 

    149 jours ÷ par 52,14 semaines par année = 2,86 jours.

  • Les jours de vacances individuels auxquels l'employé aurait droit pour cette année seraient :  2 × 2,86 jours = 5,72 jours de vacances.

Remarque : les exemples figurant ci-dessus s'appliquent aux employés ayant accumulé moins de cinq années d'emploi. Il faut multiplier par trois dans le cas des employés ayant accumulé cinq années d'emploi ou plus à la fin de l'année de référence.

Comment prévoir les vacances annuelles accumulées au cours d'une période tampon

Les vacances annuelles accumulées à l'égard d'une période tampon sont calculées sous forme de jours individuels en fonction des formules précisées sous la rubrique intitulée « Calcul des jours de vacances pour une période tampon ».

Si les vacances accumulées oscillent entre deux et cinq jours inclusivement, les vacances doivent être prises sur une période de jours consécutifs, à moins que l'employé ne demande, par voie électronique ou par écrit, de prendre des périodes plus courtes et que l'employeur y consente par voie électronique ou par écrit.

Si les vacances accumulées pendant la période tampon totalisent plus de cinq jours, cinq  jours de vacances doivent être pris sur une période de jours consécutifs et les autres jours de vacances peuvent être ajoutés aux cinq jours ou pris pendant une autre période de jours consécutifs, à moins que l'employé ne demande, par voie électronique ou par écrit, de prendre des périodes plus courtes et que l'employeur y consente ensuite.

Renonciation aux vacances

L'employé peut renoncer à une partie ou à la totalité des vacances qu'il a accumulées avec l'accord écrit ou électronique de l'employeur et l'autorisation du directeur des normes d'emploi. Cette approbation ne modifie en rien l'obligation de l'employeur de verser à l'employé une indemnité de vacances. L'employé peut renoncer à ses vacances annuelles, mais non pas à son droit à une indemnité de vacances.

Indemnité de vacances

L'employé doit toucher une indemnité minimale d'au moins quatre ou six pour cent du salaire «  brut  » (indemnité de vacances exclue) touché pour l'année de référence de  12 mois ou de la période tampon .

  • Un employé dont la période d'emploi est de moins de cinq ans à la fin d'une année de référence ou d'une période tampon a droit à une indemnité de vacances équivalant à quatre pour cent de tout salaire (à l'exclusion de l'indemnité de vacances) gagné durant cette année de référence ou cette période tampon.
  • Un employé dont la période d'emploi est de cinq ans ou plus à la fin d'une année de référence ou d'une période tampon a droit à une indemnité de vacances équivalant à six pour cent de tout salaire (à l'exclusion de l'indemnité de vacances) gagné durant cette année de référence ou cette période tampon.
  • Un employé qui atteint le seuil des cinq années d'emploi durant l'année de référence ou la période tampon a droit à une indemnité de vacances équivalant à six pour cent de tout salaire (à l'exclusion de l'indemnité de vacances) gagné durant cette année de référence ou cette période tampon. (Peu importe si sa période d'emploi était de cinq ans ou plus lorsque l'année de référence ou la période tampon a débuté ou s'il a atteint ce seuil durant cette année de référence ou cette période tampon.)

Exemple 1 : Un employé a accumulé moins de cinq ans d'emploi après avoir terminé une année de référence

Jasmine travaille à temps partiel et son salaire brut au cours de son année de référence s'établit à 16 000  $. Elle a donc droit à quatre pour cent de ce montant 16 000 $, soit 640 dollars.

Exemple 2 : Un employé a accumulé moins de cinq ans d'emploi après avoir terminé une période tampon

Jocelyn a été engagé le 1er septembre et son employeur a établi une année de référence différente qui va du 1er janvier au 31 décembre. Cela signifie que la période tampon de Jocelyn va du 1er septembre au 31 décembre. Il a gagné 13 050 $ durant cette période tampon. Il a droit à quatre pour cent de ce montant à titre d'indemnité de vacances, soit  522 $.
Remarque : Sa première année de référence va du 1er janvier au 31 décembre. Lorsqu'il terminera cette année de référence, il aura accumulé une indemnité de vacances de quatre pour cent à l'égard du salaire gagné durant cette année de référence étant donné qu'il aura travaillé durant moins de cinq ans.

Exemple 3 : Un employé a accumulé plus de cinq ans d'emploi après avoir terminé une année de référence

Quentin, un travailleur à temps partiel qui travaille depuis sept ans pour son employeur, a gagné un salaire brut de 16 000 $ durant son année de référence. Il a droit à une indemnité de vacances équivalant à six pour cent de ce montant, soit 960 dollars.

Exemple 4 : Un employé atteint le seuil des cinq années d'emploi pendant une année de référence

André travaillait depuis quatre ans au début de son année de référence courante, mais il a atteint le seuil des cinq années d'emploi durant cette année-là. Il a gagné un salaire brut de 16 000 $ durant son année de référence. Il a droit à une indemnité de vacances équivalant à six pour cent de ce montant, soit 960 dollars.

Si le contrat de travail ou la convention collective de l'employé prévoit des vacances plus longues que celles prévues par la loi, l'employé peut avoir droit à un pourcentage plus élevé de son salaire brut comme indemnité de vacances. Ainsi, un employé peut avoir droit à quatre semaines de vacances, en vertu de son contrat, et à une indemnité de vacances représentant huit pour cent de son salaire brut.

Le salaire brut en fonction duquel l'indemnité de vacances est calculée comprend les éléments suivants :

  • salaire normal, y compris les commissions;
  • primes et cadeaux non discrétionnaires ou liés aux heures de travail;
  • rémunération des heures supplémentaires;
  • salaire des jours fériés;
  • indemnité de licenciement;
  • allocations pour chambre et repas;
  • indemnité de congé en cas de violence familiale ou sexuelle.

Voici ce qu'il ne comprend pas : 

  • indemnité de vacances versée ou indemnité de vacances gagnée, mais pas encore versée;
  • pourboires et gratifications;
  • primes discrétionnaires et cadeaux non liés aux heures de travail, à la production ou au rendement (p. ex. prime de Noël versée sans égard au rendement);
  • allocations de dépenses et de frais de déplacement;
  • allocations de subsistance;
  • cotisations versées par l'employeur à un régime d'avantages sociaux et prestations versées à un employé dans le cadre d'un régime d'avantages sociaux (p. ex. indemnité de maladie);
  • prestations d'assurance-emploi fédérales;
  • indemnité de cessation d'emploi.

Quand verser l'indemnité de vacances

Dans la plupart des cas, l'employé doit toucher l'indemnité de vacances qu'il a gagnée durant une année de référence ou une période tampon complète en un seul versement avant de prendre ses vacances. Il existe quatre exceptions à cette règle.

  1. Lorsque les vacances sont prises en périodes de moins d'une semaine.
    • Dans ce cas, l'employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paie de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.
    • À titre d'exemple, les vacances d'Alberto vont du 2 au 8 janvier inclusivement et le jour de paie normal pour cette période est le 30 janvier. Alberto doit toucher son indemnité de vacances au plus tard le 30 janvier.
  2. Lorsque l'employé a convenu, par voie électronique ou par écrit que son indemnité de vacances lui serait versée sur chaque chèque de paie au fur et à mesure.
    • Dans ce cas, le relevé de salaire de l'employé fera peut-être clairement mention du montant de l'indemnité de vacances qui lui est versé et cette indemnité doit figurer séparément de toute autre indemnité qui pourrait lui être versée.
    • L'employeur doit aussi émettre un relevé distinct pour l'indemnité de vacances.

    Remarque : Un employé dont la période d'emploi est de moins de cinq ans et qui a accumulé une indemnité de vacances à l'égard de chaque jour de paie a droit à quatre pour cent du salaire gagné durant chaque période de paie à titre d'indemnité de vacances. Lorsque l'employé atteindra le seuil des cinq années d'emploi, il aura droit à une indemnité de vacances accrue équivalant à six pour cent de tout salaire gagné durant la période de référence. Par conséquent, il aura droit à deux pour cent de plus du salaire gagné durant la période de référence jusqu'à la date à laquelle le seuil des années d'emploi a été atteint. Il aura aussi droit à une indemnité de vacances équivalant à six pour cent du salaire gagné à compter de cette date-là.

    Exemple : Versement de l'indemnité de vacances à l'égard d'une période de paie et par période de paie

    • L'année de référence de Fabien va du 1er janvier au 31 décembre.
    • Fabien a atteint le seuil des cinq années d'emploi le 1er juillet.
    • Fabien a accumulé une indemnité de vacances équivalant à quatre pour cent du salaire gagné du 1er janvier au 30 juin, et ce, à l'égard de chaque jour de paie.
    • Le 1er juillet, lorsque Fabien a atteint le seuil des cinq années d'emploi, son indemnité de vacances est passée de quatre à six per cent de tout salaire gagné durant cette année de référence. 
    • L'employeur de Fabien doit « majorer » de deux pour cent l'indemnité de vacances équivalant à quatre pour cent du salaire qu'il a gagné du 1er janvier au 30 juin. Cette indemnité de vacances accrue est payable le jour de paie de la période de paie qui englobe le 1er juillet.
    • Fabien touchera ensuite une indemnité de vacances équivalant à six pour cent du salaire gagné du 1er juillet au 31 décembre, et ce, à l'égard de chaque jour de paie.
  3. Lorsque l'employé convient par écrit que l'employeur peut lui verser l'indemnité de vacances n'importe quand.
  4. Lorsque l'employeur verse directement les salaires de l'employé dans un compte bancaire ouvert dans un établissement financier.
    • Dans ce cas, l'employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paie de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.

Fin de l'emploi

Lorsque l'emploi prend fin ( employé qui quitte son emploi, qui est licencié , etc.), l'employé a droit à l'indemnité de vacances qu'il a gagnée et qui n'a pas encore été versée. Dans certains cas, cette indemnité comprendrait l'indemnité de vacances gagnée durant une année de référence ou une période tampon précédente ainsi que l'indemnité de vacances gagnée durant l'année de référence ou la période tampon en cours.

Un employé licencié durant une période de référence et avant d'avoir atteint le seuil des cinq années d'emploi aura droit au moment de ce licenciement à une indemnité de vacances équivalant à quatre per cent du salaire gagné durant cette dernière période de vacances (partiellement accumulée) plus toute autre indemnité de vacances non versée et gagnée à l'égard de périodes de vacances déjà accumulées.

Un employé qui a accumulé cinq ans d'emploi chez l'employeur avant d'être licencié et avant la dernière période de vacances (partiellement accumulée) aurait droit à six pour cent de tout salaire gagné durant cette année de vacances (partiellement accumulée) plus toute autre indemnité de vacances non versée et gagnée à l'égard de périodes de vacances déjà accumulées.

L'indemnité de vacances est payable à même l'indemnité de licenciement, mais pas à même l'indemnité de cessation d'emploi.

L'indemnité de vacances non versée doit être payée dans les sept jours suivant la fin de l'emploi ou au cours du prochain jour de paie de l'employé, selon la dernière éventualité.

Exemple 1 : La période d'emploi de l'employé est de moins de cinq ans au moment du licenciement

Jeanne a été embauchée le 1er avril  2017 et a eu une année de référence normale. Le  31 mars  2018, elle avait accumulé deux semaines de vacances annuelles et une indemnité de vacances correspondant à quatre pour cent du salaire gagné au cours de l'année de référence. Son employeur a prévu ses vacances pour la période de deux semaines commençant le 1er juin 2018 et son indemnité de vacances devait être payée avant le début de ses vacances. Cependant, Jeanne a quitté son emploi le 15 mai  2018. Lors de son départ, son employeur était tenu de lui verser l'indemnité de vacances gagnée au cours de l'année de référence allant du 1er avril  2017 au 31 mars  2018 et l'indemnité de vacances gagnée au cours de sa dernière année de référence, laquelle n'avait pas été terminée (soit quatre pour cent du salaire qu'elle a touché du 1er avril au 15 mai  2018).

Remarque : L'indemnité de vacances doit être versée dans les sept jours suivant la date à laquelle Jeanne quitte son emploi ou au plus tard en date du jour qui aurait été son jour de paie suivant, selon la plus tardive de ces deux éventualités.

Exemple 2 : L'employé a accumulé une période d'emploi de cinq ans ou plus au moment où il est licencié

Diane a été engagée le 1er juin 2013 et elle avait une année de référence différente qui allait du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Elle a atteint le seuil des cinq années d'emploi le 31 mai 2018. Elle a été licenciée le 1er août 2018.  Aucune indemnité de vacances ne lui était due à l'égard d'années de référence déjà accumulées. Son indemnité de vacances pour sa dernière année de référence partiellement accumulée équivaut à six per cent du salaire gagné du 1er janvier au 1er août 2018, puisqu'elle avait atteint le seuil des cinq années d'emploi avant son licenciement.

Remarque : L'indemnité de vacances doit être versée dans les sept jours suivant la date à laquelle Diane a été licenciée ou au plus tard en date du jour qui aurait été son jour de paie suivant, selon la plus tardive de ces deux éventualités.

Vacances annuelles et jours fériés

Il se pourrait qu'un jour férié tombe pendant la période de vacances d'un employé. Dans ce cas, ce jour demeure un jour de vacances pour l'employé, et si l'employé a droit à un jour férié payé, l'un ou l'autre des scénarios suivants s'applique : 

  • l'employé a droit à un autre jour de congé payé pour remplacer le jour férié. Ce jour de congé doit être pris dans les trois mois suivant le jour férié ou, si l'employé y consent, par voie électronique ou par écrit, dans les 12 mois qui suivent le jour férié;
    ou
  • l'employeur paie à l'employé un salaire pour jour férié sans lui donner de journée de congé compensatoire si l'employé y consent par voie électronique ou par écrit.

Les employés doivent consentir par écrit à travailler un jour férié qui coïncide avec un jour de vacances.

Vacances annuelles et congés

Puisqu'il n'y a aucune interruption dans la relation d'emploi durant un congé de maternité, un congé parental, un congé de maladie, un congé pour obligations familiales, un congé de deuilà, un congé d'urgence déclarée, un congé familial pour les aidants naturels, un congé familial pour raison médicale, un congé en cas de maladie grave, un congé en cas de violence familiale ou sexuelle, un congé pour don d'organe, un congé de réserviste ou un congé en cas de décès ou de disparition d'un enfant dans des circonstances criminelles, le temps consacré au congé est pris en compte dans l'établissement d'une année de référence ou d'une période tampon complète. Par exemple, un employé qui est en congé pour la totalité ou une partie seulement d'une année de référence aurait accumulé deux semaines complètes de vacances à la fin de l'année de référence. L'indemnité de vacances gagnée durant cette année de référence correspondrait à au moins quatre ou six pour cent (selon la durée de la période d'emploi de l'employé) du salaire réellement perçu au cours de l'année.

Lorsque le contrat d'un employé prévoit que les «  vacances payées  » sont accumulées pendant le service actif (p. ex . 1,5 jour de vacances payées pour chaque mois de service ou trois semaines de vacances payées pour chaque année de service), il se peut que l'employé n'accumule ni vacances annuelles ni indemnité de vacances pendant qu'il est en congé. Cependant, à la fin de l'année de référence ou de la période tampon, l'employeur doit s'assurer que l'employé reçoit le plus élevé des montants suivants  : ce qui a été réellement gagné aux termes du contrat et les vacances annuelles minimales ou l'indemnité de vacances que l'employé aurait gagnée en vertu de la Loi.

Exemple : Le contrat de travail prévoit un nombre supérieur de jours de vacances fondé sur le service actif

Le contrat de travail d'Ingrid prévoit qu'elle gagne deux jours de vacances annuelles payées par mois de service actif. Autrement dit, ses jours de vacances et son indemnité de vacances sont fonction de sa durée de service actif. Ingrid est en congé de maternité et en congé parental pendant six mois durant son année de référence.

Bien que sa durée d'emploi continue de s'accumuler pendant ses congés, elle n'est pas considérée comme en service « actif » pendant ce temps.

La période d'emploi d'Ingrid est de trois ans à la fin de l'année référence pendant laquelle elle a pris son congé. À la fin de cette année de référence, son employeur détermine qu'elle a accumulé 12 jours de vacances payées aux termes de son contrat de travail. Étant donné qu'elle travaille normalement cinq jours par semaine, elle a accumulé suffisamment de vacances annuelles en vertu de son contrat pour excéder les deux semaines minimales exigées aux termes de la Loi pour un employé dont la période d'emploi est de moins de cinq ans. De plus, l'employeur est en mesure de montrer qu'une période de 12 jours de salaire normal est supérieure à quatre pour cent du salaire qu'elle a réellement gagné durant l'année de référence.

Exemple : L'employé doit recevoir au moins un nombre minimum de jours de vacances en vertu de la Loi

Le contrat de Thomas prévoit qu'il accumule trois semaines de vacances payées pour chaque année de service actif. Il a été en congé parental pendant huit mois durant son année de référence. À la fin de cette année de référence, sa période d'emploi est de quatre ans.En vertu de son contrat de travail, Thomas a gagné le tiers des trois  semaines de vacances payées qu'il gagnerait autrement durant une année. Autrement dit, il a accumulé une semaine de vacances payées pour l'année de référence. Son employeur doit toutefois s'assurer que Thomas reçoit au moins les deux semaines de vacances annuelles auxquelles il a droit en vertu de la Loi et une indemnité de vacances de quatre pour cent étant donné que sa période d'emploi est de moins de cinq ans. L'employeur devra donc fournir à Thomas une autre semaine de vacances annuelles et s'assurer que la semaine de vacances payées gagnée en vertu du contrat correspond à au moins quatre pour cent du salaire brut qu'il avait réellement gagné durant l'année de référence.

Un employé qui est en congé de maternité, en congé parental, en congé de maladie, en congé pour obligations familiales, en congé de deuilà, en congé d'urgence déclarée, en congé familial pour les aidants naturels, en congé familial pour raison médicale, en congé en cas de maladie grave, en congé pour don d'organe, en congé de réserviste, en congé en cas de violence familiale ou sexuelle, ou en congé en cas de décès ou de disparition d'un enfant dans des circonstances criminelles a le droit de reporter ses vacances annuelles jusqu'à l'expiration de ce congé (ou jusqu'à une date ultérieure si l'employeur et l'employé en conviennent) même si le contrat de travail de l'employé prévoit qu'il ne peut reporter ses vacances annuelles ou limite son droit de le faire.

Un employé qui bénéficie d'un congé en vertu de la Loi ne perd donc pas ses vacances annuelles ou son indemnité de vacances parce qu'il est en congé. Cette disposition permet à l'employé de ne pas avoir à choisir entre renoncer à une partie de ses vacances ou perdre en totalité ou en partie son indemnité de vacances ou ses jours de vacances.

L'employé qui a le droit de prendre des jours de vacances jusqu'à l'expiration de son congé peut décider de renoncer à son droit de prendre des jours de vacances, si l'employeur y consent et que le directeur des normes d'emploi du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences l'autorise. Cependant, un employé ne peut pas renoncer à son droit de recevoir une indemnité de vacances.

Demander des relevés des dossiers de vacances

L'employeur est tenu de tenir des dossiers sur les vacances que les employés ont accumulées depuis la date d'embauche, mais qu'ils n'ont pas prises avant le début de l'année de référence, les vacances accumulées et les vacances prises (le cas échéant) pendant l'année de référence (ou période tampon), ainsi que le solde de la période de vacances à la fin de l'année de référence (ou période tampon).

L'employeur doit également tenir des dossiers sur l'indemnité de vacances gagnée et payée à l'employée pendant l'année de référence (ou période tampon le cas échéant) et sur le mode de calcul de cette indemnité. Ces dossiers doivent être préparés au plus tard sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence si les dossiers mentionnent une période tampon) ou le premier jour de paie après la fin de la période tampon ou de l'année de référence, selon la date la plus reculée.

L'employé peut demander par écrit un relevé contenant des renseignements figurant dans les dossiers de vacances de l'employeur. L'employeur est tenu de fournir ces renseignements au plus tard :

  • sept jours après la demande,
    ou
  • le premier jour de paie qui suit la date de la demande de l'employé,

selon la date la plus reculée, mais sous réserve des conditions suivantes.

Si l'employé demande des renseignements au sujet de l'année de référence en cours ou de la période tampon, l'employeur doit lui fournir les renseignements, au plus tard, selon la date la plus reculée :

  • sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence dans le cas d'une période tampon);
    ou
  • le premier jour de paie qui suit la fin de la période tampon ou de l'année de référence.

L'employeur est tenu de fournir des renseignements sur l'année de référence ou la période tampon une fois seulement.

Si l'employé a accepté que l'indemnité de vacances soit versée avec chaque chèque de paie au fur et àmesure qu'il y a droit, l'employeur n'est pas tenu de tenir des dossiers et de fournir des relevés sur l'indemnité de vacances, comme indiqué ci-dessus. L'employeur doit néanmoins rendre compte de l'indemnité de vacances qui est payée séparément du montant de salaire sur chaque relevé de salaire ou remettre à l'employé un relevé distinct qui fait état du paiement de l'indemnité de vacances. L'employeur doit également tenir un dossier pour ces renseignements.