Vacances

• ISBN : 978-1-4249-3385-3 (version imprimée)
• ISBN : 978-1-4249-3387 (version PDF)
• ISBN : 978-1-4249-3386-0 (version HTML)
• Révision : novembre 2009
• Dernière mise à jour : novembre 2009
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Ce guide ne vous est fourni qu’à titre indicatif. Il ne constitue pas un document juridique. Pour obtenir des renseignements complets, consultez la Loi de 2000 sur les normes d'emploi et ses règlements (tous les règlements ne sont pas disponibles en français).

• Période de vacances
• Indemnité de vacances

Période et indemnité de vacances

Cette norme d’emploi a deux volets : l’un porte sur la période de vacances et l’autre sur l’indemnité de vacances. Certains employés occupent des emplois qui ne sont pas assujettis aux dispositions de Loi de 2000 sur les normes d'emploi (la Loi) relatives aux vacances payées. (Pour obtenir des renseignements sur les exemptions, consultez l'Outil de règles spéciales.)

Les employés ont droit à deux semaines de vacances après chaque année de référence de 12 mois. Normalement, une année de référence est une période répétitive de 12 mois qui commence le jour où l’employé est embauché. Lorsque l’employeur a établi une année de référence différente qui ne débute pas à la date d’anniversaire de l’embauche de l’employé, celui-ci a droit à des jours de vacances calculés au prorata pour la période (appelée « période tampon ») précédant le début de l’année de référence différente.

L’indemnité de vacances représente au moins quatre pour cent du salaire « brut » (indemnité de vacances exclue) accumulé au cours de l’année de référence de 12 mois ou au cours de la période tampon (le cas échéant).

Le contrat de travail ou la convention collective d’un employé peut offrir des droits ou des avantages supérieurs en ce qui a trait à la période de vacances ou à l’indemnité de vacances.

L’employé qui ne termine pas l’année de référence ou la période tampon (le cas échéant) n’est pas admissible à des vacances payées aux termes de la Loi. Cependant, il accumule une indemnité de vacances sur son salaire. Si l’employé travaille pendant une heure pour un employeur, il a droit à une indemnité de vacances correspondant à au moins quatre pour cent de son salaire horaire.

L’année de référence et la période tampon comprennent le temps que l’employé passe loin du travail pour les motifs suivants : 

• mise à pied;
• maladie ou accident;
• congé de maternité, congé parental, congé familial pour raison médicale, congé pour don d’organe, congé d’urgence personnelle, congé pour situation d’urgence déclarée et congé de réserviste;
• autorisation d’absence (c’est-à-dire qu’il n’y a aucune interruption dans la relation d’emploi).

Période de vacances

L’employé accumule un minimum de deux semaines de vacances payées pour chaque année de référence de 12 mois terminée. La Loi ne prévoit pas d’augmentation aux deux semaines de vacances payées, mais un contrat de travail ou une convention collective peut renfermer une telle disposition.

Si l’année de référence est une année de référence normale, l’employé aura droit à au moins deux semaines de vacances payées après la période de 12 mois suivant la date à laquelle il a été embauché et après chaque période de 12 mois par la suite.

Si l’employeur établit une année de référence différente, l’employé aura droit à au moins deux semaines de vacances payées après chaque année de référence différente, en plus d’avoir droit à des jours de vacances calculés au pro rata pour la période tampon précédant le début de la première année de référence différente.

Calcul des jours de vacances pour une période tampon

Délai pour prendre ses vacances

Les vacances annuelles accumulées au cours d’une année de référence ou d’une période tampon complète doivent être prises dans les dix mois suivant la fin de l’année de référence ou de la période tampon. L’employeur a le droit de prévoir les vacances annuelles et a l’obligation de s’assurer que les vacances sont prévues et sont prises avant la fin de cette période de dix mois.

Si la date limite pour prendre des vacances, énoncée dans la Loi, tombe pendant que l’employé est en congé de maternité, en congé parental, en congé familial pour raison médicale, en congé pour don d’organe, en congé d’urgence personnelle, en congé pour situation d’urgence déclarée ou en congé de réserviste, les vacances doivent être prises après le congé ou à une date ultérieure si l’employeur et l’employé y consentent par écrit.

De la même façon, si le contrat d’un employé prévoit qu’une partie ou la totalité de ses vacances doit être prise à l’intérieur d’une période déterminée qui tombe un jour où l’employé est en congé et que l’employé devrait autrement renoncer à la totalité ou à une partie de ses vacances en vertu du contrat, l’employé peut repousser le moment de prendre ses vacances jusqu’à la fin du congé ou les prendre à une date ultérieure si l’employeur et l’employé y consentent par écrit.

Renonciation aux vacances

L’employé peut renoncer aux vacances annuelles qu’il a accumulées avec l’accord écrit de l’employeur et l’autorisation du directeur des normes d’emploi. Cette approbation ne modifie en rien l’obligation de l’employeur de verser à l’employé une indemnité de vacances. L’employé peut renoncer à ses vacances annuelles, mais non pas à son indemnité de vacances.

Comment prévoir les vacances annuelles accumulées au cours d’une année de référence

Les vacances accumulées au cours de l’année de référence doivent s’échelonner sur deux semaines consécutives ou correspondre à deux périodes d’une semaine chacune, à moins que l’employé ne demande par écrit de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte. Dans ce cas, il s’avère nécessaire de calculer le nombre de jours de vacances individuels auquel l’employé a droit.

Calcul du nombre de jours de vacances individuels accumulés au cours d’une année de référence

Comment prévoir les vacances annuelles accumulées au cours d’une période tampon

Les vacances annuelles accumulées pendant une période tampon sont calculées sous forme de jours individuels en fonction des formules précisées sous la rubrique intitulée « Calcul des jours de vacances pour une période tampon ».

Si les vacances accumulées oscillent entre deux et cinq jours inclusivement, les vacances doivent être prises sur une période de jours consécutifs, à moins que l’employé ne demande par écrit de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte.

Si les vacances accumulées pendant la période tampon totalisent plus de cinq jours, les premiers cinq jours de vacances doivent être pris sur une période de jours consécutifs et les autres jours de vacances peuvent être ajoutés aux cinq premiers jours ou pris pendant une autre période de jours consécutifs, à moins que l’employé ne demande par écrit de prendre des périodes plus courtes et que l’employeur accepte.

Indemnité de vacances

L’employé doit toucher une indemnité minimale d’au moins 4 p. 100 du salaire « brut » (indemnité de vacances exclue) perçu au cours de l’année de référence de 12 mois ou de la période tampon pour laquelle les vacances lui sont données.

À titre d’exemple, supposons que le salaire brut de Janice au cours de son année de référence est de 16 000,00 $. Elle a droit à 4 p. 100 de 16 000,00 $, soit 640,00 $.

Si le contrat de travail ou la convention collective de l’employé prévoit des vacances plus longues que celles prévues par la loi, l’employé peut avoir droit à un pourcentage plus élevé de son salaire brut comme indemnité de vacances. Ainsi, un employé peut avoir droit à trois semaines de vacances, en vertu de son contrat, et à une indemnité de vacances représentant 6 p. 100 de son salaire brut.

Le salaire « brut » à partir duquel l’indemnité de vacances est calculée comprend les éléments suivants : 

• salaire normal, y compris les commissions;
• primes et cadeaux non discrétionnaires ou liés aux heures de travail;
• rémunération des heures supplémentaires;
• salaire des jours fériés;
• indemnité de licenciement;
• allocations pour chambre et repas.

Voici ce qu’il ne comprend pas : 

• indemnité de vacances gagnée, mais pas encore versée;
• pourboires et gratifications;
• primes discrétionnaires et cadeaux non liés aux heures de travail, à la production ou au rendement (p. ex., prime de Noël versée sans égard au rendement);
• allocations de dépenses et de frais de déplacement;
• allocations de subsistance;
• cotisations versées par l’employeur à un régime d’avantages sociaux et prestations versées à un employé dans le cadre d’un régime d’avantages sociaux (p. ex., indemnité de maladie);
• prestations d’assurance-emploi fédérales;
• indemnité de cessation d’emploi.

Quand verser l’indemnité de vacances

Dans la plupart des cas, l’employé doit toucher l’indemnité de vacances qu’il a gagnée durant une année de référence ou une période tampon complète en un seul versement avant de prendre ses vacances. Il existe quatre exceptions à cette règle.

1. Lorsque les vacances sont prises en périodes de moins d’une semaine.
   • Dans ce cas, l’employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paie de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.
   • À titre d’exemple, les vacances d’Alberto vont du 1^er janvier au 3 janvier et le jour de paie normal pour cette période est le 30 janvier. Alberto doit toucher son indemnité de vacances au plus tard le 30 janvier.
2. Lorsque l’employé a convenu par écrit que son indemnité de vacances lui serait versée sur chaque chèque de paie au fur et à mesure.
   • Dans ce cas, le relevé de salaire de l’employé doit indiquer clairement le montant de l’indemnité de vacances qui lui est versé et cette indemnité doit figurer séparément de toute autre indemnité qui pourrait lui être versée.
   • L’employeur peut aussi émettre un relevé de salaire distinct pour l’indemnité de vacances.
3. Lorsque l’employé convient par écrit que l’employeur peut lui verser l’indemnité de vacances n’importe quand.
4. Lorsque l’employeur verse directement les salaires de l’employé dans un compte bancaire ouvert dans un établissement financier.
   • Dans ce cas, l’employé doit toucher son indemnité de vacances le jour de paie de la période dans laquelle tombent ses vacances ou avant.

Fin de l’emploi

Lorsque l’emploi prend fin (p. ex., l’employé quitte l’emploi ou est licencié), l’employé a droit à l’indemnité de vacances qu’il a gagnée et qui n’a pas encore été versée. Dans certains cas, cette indemnité comprendrait l’indemnité de vacances gagnée durant une année de référence ou une période tampon précédente ainsi que l’indemnité de vacances gagnée durant l’année de référence ou la période tampon en cours. De plus, l’indemnité de vacances est payable sur l’indemnité de licenciement, mais pas sur l’indemnité de cessation d'emploi.

L’indemnité de vacances non versée doit être payée dans les sept jours suivant la fin de l’emploi ou au cours du prochain jour de paie de l’employé, selon la dernière éventualité.

Vacances annuelles et jours fériés

Il se pourrait qu’un jour férié tombe pendant la période de vacances d’un employé. Dans ce cas, ce jour demeure un jour de vacances pour l’employé, et si l’employé a droit à un jour férié payé, l’un ou l’autre des scénarios suivants s’applique : 

• l’employé a droit à un autre jour de congé payé pour remplacer le jour férié. Ce jour de congé doit être pris dans les trois mois suivant le jour férié ou, si l’employé y consent par écrit, dans les 12 mois qui suivent le jour férié;
  ou
• l’employeur paie à l’employé un salaire pour jour férié sans lui donner de journée de congé compensatoire si l’employé y consent par écrit.

Les employés doivent consentir par écrit à travailler un jour férié qui coïncide avec un jour de vacances.

Vacances annuelles et congés

Puisqu’il n’y a aucune interruption dans la relation d’emploi durant un congé de maternité, un congé parental, un congé familial pour raison médicale, un congé pour don d’organe, un congé d’urgence personnelle, un congé pour situation d’urgence déclarée ou un congé de réserviste, le temps consacré au congé est pris en compte dans l’établissement d’une année de référence ou d’une période tampon complète. Par exemple, un employé qui est en congé pour la totalité ou une partie seulement d’une année de référence aurait accumulé deux semaines complètes de vacances à la fin de l’année de référence. L’indemnité de vacances gagnée durant cette année de référence correspondrait à au moins 4 p. 100 du salaire réellement perçu au cours de l’année.

Lorsque le contrat d’un employé prévoit que les « vacances payées » sont accumulées pendant le service actif (p. ex., 1,5 jour de vacances payées pour chaque mois de service ou 3 semaines de vacances payées pour chaque année de service), il se peut que l’employé n’accumule ni vacances annuelles ni indemnité de vacances pendant qu’il est en congé. Cependant, à la fin de l’année de référence ou de la période tampon, l’employeur doit s’assurer que l’employé reçoit le plus élevé des montants suivants : ce qui a été réellement gagné aux termes du contrat et les vacances annuelles minimales ou l’indemnité de vacances que l’employé aurait gagnée en vertu de la Loi.

Un employé qui est en congé de maternité, en congé parental, en congé familial pour raison médicale, en congé pour don d’organe, en congé d’urgence personnelle, en congé pour situation d’urgence déclarée ou en congé de réserviste, a le droit de reporter ses vacances annuelles jusqu’à l’expiration de ce congé (ou jusqu’à une date ultérieure si l’employeur et l’employé en conviennent) même si le contrat de travail de l’employé prévoit qu’il ne peut reporter ses vacances annuelles ou limite son droit de le faire.

Un employé qui bénéficie d’un congé en vertu de la Loi ne perd donc pas ses vacances annuelles ou son indemnité de vacances parce qu’il est en congé. Cette disposition permet à l’employé de ne pas avoir à choisir entre renoncer à une partie de ses vacances ou perdre en totalité ou en partie son indemnité de vacances ou ses jours de vacances.

L’employé qui a le droit de prendre des jours de vacances jusqu’à l’expiration de son congé peut décider de renoncer à son droit de prendre des jours de vacances, si l’employeur y consent et que le directeur des normes d’emploi du ministère du Travail l’autorise. Cependant, un employé ne peut pas renoncer à son droit de recevoir une indemnité de vacances.

Demander des relevés des dossiers de vacances

L’employeur est tenu de tenir des dossiers sur les vacances que les employés ont accumulées depuis la date d’embauche, mais qu’ils n’ont pas prises avant le début de l’année de référence, les vacances accumulées et les vacances prises (le cas échéant) pendant l’année de référence (ou période tampon), ainsi que le solde de la période de vacances à la fin de l’année de référence (ou période tampon).

L’employeur doit également tenir des dossiers sur l’indemnité de vacances payée à l’employée pendant l’année de référence (ou période tampon le cas échéant) et sur le calcul de l’indemnité de vacances. Ces dossiers doivent être préparés au plus tard sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence si les dossiers mentionnent une période tampon) ou le premier jour de paie après la fin de la période tampon ou de l’année de référence, selon la date la plus reculée.

L’employé peut demander par écrit un relevé contenant des renseignements figurant dans les dossiers de vacances de l’employeur. L’employeur est tenu de fournir ces renseignements au plus tard :

• sept jours après la demande,
• le premier jour de paie qui suit la date de la demande de l’employé,

selon la date la plus reculée, mais sous réserve des conditions suivantes.

Si l’employé demande des renseignements au sujet de l’année de référence en cours ou de la période tampon, l’employeur doit lui fournir les renseignements, au plus tard :

• sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence dans le cas d’une période tampon)
• le premier jour de paie qui suit la fin de la période tampon ou de l’année de référence,

selon la date la plus reculée.

L’employeur est tenu de fournir des renseignements sur l’année de référence ou la période tampon une fois seulement.

Si l’employé a accepté que l’indemnité de vacances soit versée avec chaque chèque de paie au fur et àmesure qu’il y a droit, l’employeur n’est pas tenu de tenir des dossiers et de fournir des relevés sur l’indemnité de vacances, comme indiqué ci-dessus. L’employeur doit néanmoins rendre compte de l’indemnité de vacances qui est payée séparément du montant de salaire sur chaque relevé de salaire ou remettre à l’employé un relevé distinct qui fait état du paiement de l’indemnité de vacances. L’employeur doit également tenir un dossier pour ces renseignements.

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