3. Versement des salaires
L'employeur doit établir une période de paie normale et un jour de paie normal pour les employés.
L'employeur doit verser à l'employé le salaire gagné au cours de chaque période de paie, exception faite de l'indemnité de vacances qu'il accumule, au plus tard au jour de paie normal de l'employé pour cette période.
Certains employés gagnent des commissions ou des « primes » fondées sur le volume de leurs ventes pendant la période de paie. Dans ce cas, le contrat de travail ou la pratique établie par l'employeur prévoit souvent que la commission ou la prime n'est « due et payable » ou « gagnée » que lorsqu'un autre événement a lieu. Ainsi, il peut s'agir de la livraison des biens ou des services aux clients et de la réception du paiement en entier. Dans ces cas, la commission ou la prime n'est pas « gagnée » au cours de la période de paie qui correspond à celle où les ventes ont vraiment lieu. Conformément à la pratique établie par l'employeur ou convenue avec l'employé, la commission ou la prime est payée à une date ultérieure.
Des règles spéciales s'appliquent quant au moment où l'employé doit recevoir son indemnité de vacances. Veuillez consulter le chapitre intitulé Quand verser l'indemnité de vacances pour obtenir plus de renseignements à ce sujet.
Versement des salaires et de l'indemnité de vacances
L'employeur peut verser des salaires, y compris l'indemnité de vacances, de la façon suivante :
- en espèces;
- par chèque; ou
- par dépôt direct dans le compte de l'employé dans une banque ou un autre établissement financier.
Si le paiement se fait en espèces ou par chèque, le salaire doit être versé à l'employé à son lieu de travail ou à un autre endroit que l'employé a accepté par écrit.
Si le salaire est versé par dépôt direct, le compte doit être établi au nom de l'employé. Seul l'employé doit avoir accès à ce compte à moins que l'employé n'ait autorisé quelqu'un d'autre à y avoir accès. La succursale de la banque ou de l'établissement financier choisi par l'employé doit se trouver à une distance raisonnable du lieu de travail normal de l'employé, à moins que l'employé n'ait accepté par écrit qu'il en soit autrement.
Fin de l'emploi
Si l'employé cesse de travailler pour lui, l'employeur doit lui verser le salaire et l'indemnité de vacances qu'il lui doit (y compris toute indemnité due à l'employé parce que son emploi a pris fin--veuillez consulter les sections intitulées Licenciement et Indemnité de cessation d’emploi :
- au plus tard dans les sept jours qui suivent la fin de l'emploi;
ou - au jour qui aurait été le prochain jour de paie normal de l'employé;
selon la dernière éventualité.
Relevé de salaire
L'employeur doit fournir à l'employé au plus tard à la date de son jour de paie un relevé de salaire comportant les renseignements suivants :
- la période de paie à laquelle s'applique le salaire;
- le taux de salaire, s'il y en a un;
- le salaire brut et, à moins que ce renseignement ne soit communiqué à l'employé d'une autre façon (comme dans son contrat de travail), la façon dont le salaire brut est calculé;
- le montant et l'objet de chaque retenue;
- les retenues relatives à la chambre et aux repas;
- le salaire net.
Le relevé de salaire doit être fourni :
- par écrit;
ou - par courriel si l'employé peut s'en faire une copie papier.
L'employé doit pouvoir conserver ces renseignements séparément de son chèque.
Indemnité de vacances
L'employé peut demander (par écrit) un relevé contenant les renseignements sur les vacances que l'employeur a consignés. Ce dernier est tenu de fournir les renseignements au plus tard au dernier en date des jours suivants :
- sept jours après la réception de la demande;
ou - le premier jour de paie suivant le dépôt de la demande par l'employé.
- Cependant, si l'employé demande des renseignements concernant la période tampon ou l'année de référence en cours, l'employeur est tenu de fournir les renseignements à une date qui n'est pas postérieure au dernier en date des jours suivants :
- sept jours après la fin de la période tampon ou de l’année de référence;
ou - le premier jour de paie suivant la fin de la période tampon ou de l'année de référence,
- sept jours après la fin de la période tampon ou de l’année de référence;
selon la dernière éventualité.
L'employeur est tenu de fournir les renseignements portant sur chaque période tampon ou année de référence, une fois seulement.
Si l'employé a accepté que l'indemnité de vacances lui soit versée avec chaque chèque de paie au fur et à mesure qu'elle s'accumule, l'employeur n'est pas tenu de consigner les renseignements et de remettre des déclarations sur l'indemnité de vacances, comme indiqué ci-dessus. À la place, l'employeur doit indiquer l'indemnité de vacances versée à un endroit distinct du montant du salaire sur chaque relevé de salaire ou fournir une déclaration distincte faisant état de l'indemnité de vacances qui est versée. L'employeur doit aussi consigner ces renseignements.
Retenues salariales et retenues de l'indemnité de vacances
Seulement trois types de retenues peuvent être effectués sur le salaire ou sur l'indemnité de vacances d'un employé.
1. Retenues prévues par la loi
Une loi fédérale ou provinciale oblige parfois un employeur à faire des retenues sur le salaire d'un employé. À titre d'exemple, l'employeur est tenu de faire des retenues au titre de l'impôt sur le revenu, des primes d'assurance-emploi et des cotisations au Régime de pensions du Canada.
L'employeur ne peut pas faire des retenues supérieures à celles qu’autorise la loi applicable et ne peut effectuer les retenues si cet argent n'est pas versé à l'instance voulue.
2. Ordonnances du tribunal
Une ordonnance du tribunal peut indiquer qu'un employé a une dette envers l'employeur ou quelqu'un d'autre et peut permettre à l'employeur de faire à cet égard une retenue sur son salaire.
Si l'employé a une dette envers son employeur, l'ordonnance n'a pas à spécifiquement permettre à l'employeur d'effectuer une retenue sur le salaire de l'employé. L'employeur est autorisé à faire cette retenue.
Supposons cependant qu'un employé doive de l'argent à une personne autre que son employeur. Dans ce cas, l'employeur peut recevoir une ordonnance du tribunal lui demandant de faire la retenue sur le salaire de l'employé et de l'envoyer à une tierce partie. L'employeur n'est pas autorisé à faire la retenue si l'argent n'est pas envoyé comme il se doit à la tierce partie.
La Loi sur les salaires limite aussi le montant que l'employeur peut retenir chaque fois.
3. Autorisation écrite
L'employeur peut aussi effectuer des retenues sur le salaire de l'employé si l'employé a signé une autorisation écrite à cette fin.
L'autorisation écrite de l'employé doit préciser qu'il consent à la déduction salariale. L'autorisation doit aussi préciser :
- le montant qui peut être retenu;
ou - la méthode de calcul du montant à retenir.
Une autorisation donnée de vive voix par l'employé ou une déclaration générale (« autorisation générale ») fournie par l'employé à l'employeur selon laquelle il lui doit de l'argent dans certaines circonstances ne suffisent pas pour permettre à l'employeur de faire une retenue sur son salaire.
Même si l'employeur a une autorisation signée de l'employé, il ne peut pas faire de retenues sur son salaire dans les circonstances suivantes :
- si le but est de couvrir une perte attribuable à une malfaçon. Par exemple, une erreur relative à une opération sur une carte de crédit, un travail endommagé ou rejeté ou une situation dans laquelle des outils sont brisés ou des dommages sont causés aux véhicules de l'entreprise;
ou - si l'employeur a manqué de fonds ou a perdu ou s'est fait voler des biens du fait qu'un employé n'avait pas la garde exclusive et le contrôle total de la caisse ou des biens perdus ou volés. L'employeur ne peut effectuer de retenue que si l'employé était le seul à avoir accès à la caisse ou aux biens et a fourni une autorisation écrite à cette fin.
