Note du directeur général de la vérification interne

• Diffusion : juin 2004
• Dernière mise à jour : juin 2009
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Internal Audit Division Management Board Secretariat	Division de la vérification interne Secrétariat du Conseil de gestion
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Le 11 juin 2004
Note de service à l'intention de :	L'honorable Christopher Bentley Ministre du Travail
Objet :	Résumé de la vérification par un tiers de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT)

La Division de vérification interne du Secrétariat du Conseil de gestion a été priée de faire appel aux services d'un fournisseur externe pour mener une vérification par un tiers de la CSPAAT. Au terme d'un processus équitable, transparent et concurrentiel, la société Grant Thornton s.r.l. a été choisie; elle a entrepris la vérification en mars 2004 pour la terminer à la fin de mai 2004.

Les objectifs de la vérification étaient d'évaluer :

• l'efficacité et l'efficience des services généraux et administratifs de la CSPAAT;
• l'efficacité de la gouvernance et des contrôles de surveillance mis en place au sein de la CSPAAT afin de s'assurer que les pratiques de placement concordent avec les objectifs et le mandat de l'organisme;
• l'efficacité, l'efficience et la gestion générale des services d'information et de technologie de l'information;
• l'efficacité générale des méthodes modernes de contrôle au sein de la CSPAAT.

La vérification n'avait pas pour but de s'assurer de la pertinence des buts et des objectifs que la CSPAAT a établis, pas plus que de donner des garanties en ce qui concerne les déclarations de la CSPAAT quant à savoir si le rendement atteint est satisfaisant.

Conclusion

La Commission a fait des progrès en matière d'efficience et d'efficacité opérationnelles et de contrôles internes, ainsi qu'en ce qui concerne la fonction de contrôle. Cependant, elle doit améliorer les points suivants :

• les pratiques en matière d'administration et de technologie de l'information et la gestion de l'investissement;
• la conformité aux politiques et aux processus existants.

Questions et actions importantes

Gouvernance et méthodes de contrôle

Nous avons décelé un certain nombre de problèmes de gouvernance et de contrôle qui nécessitent la prise de décisions au niveau gouvernemental. Nous recommandons en particulier que la taille du conseil d'administration soit augmentée et renforcée par de nouvelles nominations et que les postes de président du conseil et de président soient dissociées.

Surveillance du processus budgétaire et de sa gestion

Bien que les processus budgétaires utilisés en 2004 soient plus rigoureux que ceux des années précédentes, nous avons remarqué que les lignes directrices en matière de budgétisation étaient davantage axées sur les processus et ne prévoyaient pas d'objectifs d'économies sur le plan des dépenses ou des coûts. Nous avons également jugé ambiguë l'exigence, pour le comité de direction de la Commission, de produire des rapports à l'intention du comité de vérification et des finances.

Par conséquent, nous recommandons pour l'exercice 2005 que les critères d'évaluation du budget soient clairement définis au début du processus et que des directives et des buts clairs soient communiqués à l'ensemble des directions et des divisions. Nous recommandons aussi qu'une politique soit élaborée pour préciser les exigences justifiant la production de rapports à l'intention du comité de vérification et des finances.

Approvisionnement

Nous avons noté des cas où les mécanismes de contrôle interne relatifs à l'achat, à la location et à la licenciation de biens et services n'étaient pas efficaces ou qu'ils avaient été contournés. Par exemple, nous avons relevé des cas où les contrats avaient été signés avec des fournisseurs exclusifs et les politiques n'avaient pas été respectées. La documentation appuyant les décisions n'était pas toujours disponible et, dans certains cas, les travaux commençaient avant que les contrats ne soient en vigueur.

Des recommandations ont été faites pour réviser les politiques et mettre à jour les mécanismes de contrôle.

Dépenses des membres du conseil d'administration et des cadres Nous avons noté des cas de contrôle inefficace des dépenses des membres du conseil d'administration et des cadres.

Par conséquent, nous avons procédé à un examen supplémentaire. L'objectif principal était d'examiner la nature et la valeur des dépenses afin de déterminer si les fonds étaient utilisés uniquement aux fins de la CSPAAT.

En nous fondant sur les résultats de cet examen jusqu'à présent, nous avons constaté :

• que les remboursements des dépenses des membres du conseil et des cadres étaient reliés aux activités de la CSPAAT;
• qu'il y avait des cas où les politiques et méthodes établies n'étaient pas respectées; par exemple, les pièces justificatives appuyant les dépenses n'étaient pas toujours présentes;
• que les politiques actuelles ne couvrent pas l'approbation des achats et des dépenses du président du conseil et du président-directeur général.

Nous recommandons que les contrôles des dépenses des membres du conseil d'administration et des cadres et le processus de remboursement soient renforcés. Par exemple, toutes les dépenses devraient être justifiées et approuvées, reçus à l'appui.

Surveillance des pratiques en matière de placements

Nous avons conclu que le niveau de gouvernance à l'égard des activités de placement était raisonnable. Cependant, il y aurait lieu de renforcer certains aspects des politiques d'investissement dans le cadre de référence du comité sur les placements. Par conséquent, les recommandations contenus dans la vérification mettent l'accent sur des pratiques exemplaires précises qui pourraient être adoptées pour le comité sur les placements de la CSPAAT.

Gestion des technologies de l'information

La vérification a étudié les structures de gouvernance en matière de gestion de projets importants de technologie de l'information. Dans l'ensemble, nous avons conclu que, bien que la CSPAAT ait amélioré ses processus de gestion de projets, elle doit encore réaliser des améliorations considérables sur les plans des analyses de faisabilité des projets, de l'expertise en gestion de projets ainsi que de la détermination et de l'atténuation des risques liés aux projets.

Nous recommandons que la CSPAAT règle ces questions avant d'entreprendre les projets d'envergure prévus pour les exercices 2005 à 2009.

La direction de la Commission a répondu aux recommandations du vérificateur et ses commentaires sont inclus dans le rapport. Ces derniers sont généralement d'accord avec les recommandations et témoignent de la volonté de la Commission d'y donner suite; dans de nombreux cas, des mesures sont prévues ou déjà en cours.

Pour s'assurer que ces mesures de gestion planifiées sont menées à terme de manière adéquate afin de régler les questions soulevées dans le rapport, nous avons recommandé la réalisation d'une vérification de suivi au début de l'année prochaine.

Cordialement,

Jacques R. Lapointe, c.a . CIA

Chef de la vérification interne et sous-ministre adjoint